Cuando miro mi red profesional, parece cada vez más común que los consultores y especialistas identifiquen “QHSE” o “HSEQ” como su área de especialización. La mezcla y consolidación de varias especialidades distintas muestra que las organizaciones están comenzando a darse cuenta de las muchas formas en que la seguridad está indisolublemente ligada a la calidad, y viceversa.
La calidad y la seguridad crean fuertes sinergias cuando se consideran juntas: reconocer la superposición entre ambas mejora la eficiencia al agilizar los procesos y reducir el desperdicio.
Más allá de ese objetivo vago y abstracto, existen algunas formas sencillas de empezar a implementar la calidad en una organización. La metodología Lean proporciona una hoja de ruta para hacerlo.
Sistemas ajustados y 5S
Los sistemas de calidad Lean y Six Sigma sirven como conjuntos de herramientas bien abastecidos para mejorar la calidad organizacional, incluida la práctica de las 5S.
Las 5S describen varias formas en las que una organización puede mejorar sus operaciones prestando especial atención al orden, la limpieza y los buenos hábitos. El sistema surgió de los sistemas de calidad de fabricación de Toyota en la década de 1960 y desde entonces se ha implementado ampliamente en una variedad de industrias.
Las 5S homónimas S significan lo siguiente:
- Seiri (Clasificar)
- Seiton (Poner en orden)
- Seiso (Brillar)
- Seiketsu (Estandarizar)
- Shitsuke (Sostener)
Las traducciones al inglés entre paréntesis son una aproximación del significado de las palabras japonesas.
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En algunos sistemas, esto se extiende a 6S e incluye «Seguridad» como categoría discreta. Los entornos peligrosos pueden beneficiarse del mayor enfoque en la seguridad dentro de este sistema, pero incluirlo aquí en realidad podría restar importancia a su importancia. No queremos que los trabajadores infieran que «brillo» y «seguridad» tienen el mismo peso o tienen una importancia similar.
La intención, más bien, es que todos estos relacionen el panorama más amplio de la calidad al reducir las ocho categorías de desperdicio:
- Superproducción
- Inventario
- Transporte
- Movimiento
- Espera
- Defectos
- Exceso de procesamiento
- Creatividad no utilizada
(Obtenga más información en Creación de una cultura de seguridad ajustada: ¿Las 5S necesitan una sexta S?)
Qué significan las 5S
Seiri (ordenar)
¿Cuánto tiempo se pierde buscando cosas o reorganizándolas, reemplazándolas y ordenándolas? ¿Y cuánto de este tiempo se puede reducir o eliminar? Del mismo modo, ¿cuánto espacio se desperdicia al mantener inoperativos equipos y materiales para alguna contingencia futura mal definida?
SeiriSe trata de eliminar sistemáticamente el desorden y el exceso para que quede sólo «lo que se necesita, en la cantidad necesaria, sólo cuando sea necesario».
Una de las formas comunes de acercarse a Seiri es implementar una «campaña de etiquetas rojas». Esto implica crear un área de almacenamiento segregada y etiquetas para aplicar a artículos (potencialmente) superfluos como paso intermedio para deshacerse de los artículos innecesarios. Si un artículo es Al regresar al servicio, la etiqueta se deja en una caja o canasta. Después de un período de tiempo determinado (generalmente 90 días), los artículos se desecharán de manera aprobada (reciclado, basura, donación).
El cruce con los programas de seguridad queda aquí claro. La práctica de “etiquetar” materiales dañados o defectuosos se parece en muchos aspectos al proceso de etiqueta roja. Estos procesos pueden consolidarse o delinearse claramente, pero todos los trabajadores deben comprender los requisitos en relación con sus roles individuales y la organización en su conjunto.
Seiton (Establecer en orden)
Todo debería tener su lugar. Cualquier equipo o material que evite el proceso de selección de etiquetas rojas debe tener un lugar adecuado: uno que sea fácil de encontrar, bien identificado y conocido por todos los trabajadores que puedan necesitarlo.
De acuerdo con la filosofía “Justo a tiempo”, todos los equipos y materiales deben mantenerse en cantidades adecuadas pero no excesivas.
Para implementar Seiton, primero debe determinar la ubicación adecuada de las cosas, considerando la facilidad de acceso, la frecuencia de uso y, por supuesto, la seguridad.
A continuación, el área de almacenamiento debe identificarse y etiquetarse claramente para que sea visible y fácil de ubicar, sin depender de trabajadores ocupados y distraídos para memorizar la ubicación de cada artículo en la tienda.
Por último, se debe identificar cada artículo para que el trabajador sepa dónde devolverlo. Por ejemplo, una llave con la etiqueta #20 regresa al lugar etiquetado para la llave #20. De un vistazo, cualquiera puede ver si faltan artículos o si están almacenados incorrectamente.
Seiso (Brillo)
«Limpieza» es uno de esos términos generales que se utilizan en seguridad. Es un término favorito en muchas investigaciones de incidentes poco entusiastas cuando el desorden, las obstrucciones, los peligros de tropiezo o la caída de objetos resultan de un almacenamiento destartalado. Sin embargo, de poco sirve señalar el desorden y el desorden sin un enfoque estructurado para abordarlo.
Ese enfoque estructurado es Seiso.
El qué, dónde, cuándo y cómo de la limpieza debe estructurarse formalmente y, como ocurre con cualquier tarea, debe haber un seguimiento. Los procesos de limpieza deben seguir el mismo ciclo planificar-hacer-verificar-actuar (PDCA) que otros procesos del sistema de calidad, lo que significa que también debe implementarse una etapa de inspección.
Esto no es simplemente empujar una escoba por el taller. El programa Seiso define rigurosamente exactamente qué se debe limpiar, cuándo, cómo y quién. También se debe definir la responsabilidad de inspeccionar la limpieza. Y como ocurre con todo lo relacionado con la calidad: si no está documentado, no sucedió.
Seiso vuelve a entrar en el ámbito de la seguridad con programas de inspección y mantenimiento, uso de productos químicos de limpieza y, en general, la seguridad prestando atención a una buena limpieza como método de control de riesgos.
Seiketsu (estandarizar)
Las primeras 3 S son buenas prácticas para poner en orden un lugar de trabajo y reducir el desperdicio, pero se necesita a Seiketsu para unirlo todo y administrar el sistema. Esto implica documentar y estandarizar completamente los procesos e implementar un programa para monitorear los procesos mismos.
Cuando surgen condiciones inesperadas o no deseadas, alguien debe ser responsable de investigar las causas fundamentales e implementar acciones correctivas. En un nivel básico, dicha investigación es un componente de la mayoría de los sistemas de mejora continua comunes a los sistemas de seguridad, calidad, medio ambiente y gestión integrada.
Lo ideal sería que, a medida que Seiketsu se implemente adecuadamente, las condiciones generales se mantengan a un nivel en el que los sucesos no planificados se conviertan en eventos cada vez más raros, lo que obviamente supone un beneficio para la seguridad y la calidad. La implementación debe ser visible a simple vista, con todo en su lugar y cada uno atendiendo a sus responsabilidades.
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Shitsuke (sostenido)
Un efecto extraño de cualquier tipo de sistema de prevención de pérdidas exitoso es que cuanto más exitoso es, menos parece funcionar.
«Usamos protección contra caídas todos los días, pero es inútil: ¡no ha habido una caída en tres años!» Sí, no es broma.
Shitsuke tiene que ver con mantener los procedimientos que se han implementado y convertirlos en buenos hábitos. Agitar la bandera de las 5S proporciona un refuerzo positivo y ayuda a integrar la metodología en la cultura de la empresa de arriba a abajo. Las 5S deben estar en carteles, procedimientos, manuales, pancartas… en cualquier cosa que puedas hacer para que los ojos lo vean. La medición y el seguimiento de estos sistemas deben compartirse con todos los trabajadores para que sepan dónde están las oportunidades y los éxitos.
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Quizás sea beneficioso incluir Seguridad específicamente en el sistema (a veces llamado 6S o 5S+Seguridad), pero no existe una verdadera separación. La seguridad es un componente de cada una de las cinco S originales. Cada S ayuda a brindar seguridad general, superponiéndose con elementos comunes del programa de seguridad, como inspección, mantenimiento, procedimientos documentados, capacitación, etc.
El éxito en la implementación de un sistema 6S requiere la integración con el programa de seguridad para que trabajen juntos en lugar de canibalizar recursos entre sí. Si una organización termina con sistemas redundantes o en conflicto, o sistemas que no se complementan perfectamente entre sí, se ha perdido por completo el objetivo de las 5S.
