Esperemos que ya haya tomado en serio mis 6 pasos para prepararse para una visita de OSHA y no entre en pánico.
Pero el pasado es el pasado y es hora de centrarse en el presente. ¿Qué puede hacer durante la visita real de OSHA para asegurarse de limitar la probabilidad (o el monto) de las multas que OSHA esté a punto de imponer a su empresa?
No hay duda de que la forma en que maneje la investigación en sí puede ahorrarle a su empresa una suma significativa. Según el sitio web de OSHA, más de 150 citaciones emitidas por la agencia en 2017 proponían multas superiores a los 100.000 dólares. Más de 30 de estas citaciones proponían multas superiores a los 200.000 dólares. Para muchas empresas, multas de esta magnitud podrían resultar devastadoras. Necesita saber cómo comportarse durante la investigación de OSHA para que el futuro de su empresa no se vea comprometido por multas fácilmente evitables.
Para ayudarle a superar estas situaciones, quiero compartir con usted los 12 pasos de Safety Plus, Inc. para ayudar a limitar el daño que podría resultar de una visita inesperada de OSHA.
Qué hacer durante la llegada
1. Restringir la entrada hasta que el personal administrativo esté en el sitio
Nunca permita que comience la conferencia de apertura o el proceso de inspección hasta que esté presente el personal administrativo preestablecido adecuado.
Establezca procedimientos para sus administradores, recepcionistas y guardias de las instalaciones en caso de que aparezca un oficial de cumplimiento en el sitio.
2. Determinar el motivo de la inspección
¿Por qué están en su lugar de trabajo? ¿Fue una queja, una fatalidad, una inspección específica (el gobierno se centra en industrias específicas), una inspección basada en referencias o simplemente una inspección aleatoria?
3. Obtenga una copia de la queja (si corresponde)
La mayoría de las inspecciones son el resultado de quejas de los empleados. El oficial de cumplimiento o el inspector deben proporcionarle una copia de las quejas específicas. El nombre del empleado no aparecerá en el documento. Los empleados que han registrado quejas de seguridad están sujetos a la Ley OSHA y están protegidos contra discriminación o represalias por parte de su empleador.
4. Designar un representante de los empleados
Los inspectores de OSHA deben solicitar la participación de un representante de los empleados.
Si la planta está organizada, se pedirá que participe el presidente de seguridad del sindicato, el delegado sindical u otro funcionario sindical.
Si la instalación no está organizada, el empleador puede optar por que participe un representante de los trabajadores.
5. Limitar el alcance de la inspección
Defina las áreas que el oficial de cumplimiento necesitará ver y limite la visita a esas áreas o departamentos.
Bajo ninguna circunstancia se debe ofrecer un recorrido por la planta. Los inspectores de OSHA pueden citar cualquier infracción que vean “a simple vista”, independientemente del propósito inicial de la inspección.
Escolte al oficial de cumplimiento a las áreas objetivo a través de una ruta donde sea menos probable que note violaciones de seguridad, incluso si esa ruta implica caminar al aire libre.
6. Si lo desea, solicite órdenes de registro
Sepa que tiene derecho a rechazar una inspección sin la presentación de una orden de registro. Solicitar una orden ganará tiempo antes de que OSHA regrese para realizar la inspección, pero esto sólo retrasará la investigación y no es una opción a largo plazo para evitar la inspección por completo.
Qué hacer durante el recorrido
7. Quédese con el Oficial de Cumplimiento de OSHA
Durante el recorrido, debe permanecer con el oficial de cumplimiento de OSHA. Acompañarlos en todo momento, con el menor personal posible.
8. Tome fotografías y videos
Los inspectores de OSHA reciben instrucciones de tomar fotografías o crear videos para documentar las violaciones de seguridad. La mayoría de los empleadores permiten fotografías a menos que exista un secreto comercial o una cuestión de seguridad.
Las empresas deberían tener cámaras disponibles y tomar fotografías y vídeos de los mismos elementos que OSHA. Estos registros serán útiles como referencia si se impone una multa en los meses posteriores a la investigación.
9. No ofrezca información voluntaria
Tome notas de todas las observaciones que hace un inspector, departamentos o equipos particulares inspeccionados, tiempos aproximados de permanencia en diversas áreas y las personas que fueron entrevistadas.
Los funcionarios de cumplimiento de OSHA están autorizados a revisar los registros relevantes del empleador durante las inspecciones. Los registros relevantes incluyen aquellos que el empleador debe conservar según la Ley OSHA y las normas o reglamentos de OSHA. Proporcione sólo los registros que se soliciten específicamente.
10. Repare cualquier pequeña infracción de inmediato
Repare un pasamanos roto, tape una barra de refuerzo, reajuste el soporte de trabajo de la muela abrasiva, etc.
Si no puede manejar personalmente estos problemas mientras camina con el inspector, indique a otra persona que se encargue de ellos a medida que avanza con la inspección. Abordar de inmediato los peligros identificados demuestra buena fe y puede evitar una citación.
11. Proporcionar registros
Los funcionarios de cumplimiento querrán revisar los registros de OSHA y los resúmenes anuales de lesiones de los últimos cinco años. Verificarán para asegurarse de que las publicaciones estatales y federales estén vigentes y también pueden preguntar sobre programas de seguridad para comunicación de peligros, bloqueo/etiquetado, evacuación de emergencia y patógenos transmitidos por la sangre.
Qué hacer durante la conferencia de clausura
12. Promover el Compromiso de la Empresa con la Seguridad
La conferencia de cierre brinda al oficial de cumplimiento de OSHA la oportunidad de revisar violaciones aparentes y otros problemas pertinentes encontrados durante la inspección (si los hay), incluidos los aportes para establecer fechas de reducción. También le brinda la oportunidad de promover los programas de seguridad y el compromiso de la empresa con la seguridad y la salud. Este es un factor que OSHA considera al establecer los montos de las multas.
Una vez finalizada la conferencia de clausura, OSHA tiene un máximo de seis meses para emitir una citación (29 USC § 658(c)). Mientras tanto, asegúrese de abordar cualquier peligro que el investigador de OSHA haya documentado o discutido con usted durante la conferencia de clausura. Puede que sea demasiado tarde para evitar una multa por algo que se ha documentado, pero no es demasiado tarde para evitar un incidente con los empleados.
Para obtener más información sobre qué hacer durante una investigación de OSHA, regístrese en el seminario web de junio de Safety Plus, Inc., «Manejo de visitas inesperadas de OSHA: qué hacer durante la investigación de OSHA«.