Por qué es vital mitigar el riesgo de los proveedores
Los proveedores son vitales para cualquier negocio en todos los sectores, ya que proporcionan los bienes y servicios necesarios que las empresas no pueden proporcionar por sí solas. Pero como todo lo demás en los negocios, trabajar con terceros, como proveedores, conlleva varios riesgos. A continuación se detallan las razones por las que es fundamental que las empresas emprendan la mitigación de riesgos para los proveedores:
- Garantiza la continuidad del negocio – Los problemas con los proveedores son increíblemente problemáticos porque cualquier interrupción provoca un efecto dominó en toda la cadena de suministro. Estar preparado con posibles soluciones a riesgos probables evita retrasos, escasez y otras interrupciones.
- Mejora la gestión de costes – Las interrupciones imprevistas podrían significar encontrar proveedores alternativos o apresurar pedidos adicionales, lo que cuesta mucho dinero. Si las empresas han previsto estas posibilidades, pueden evitar o reducir las pérdidas financieras.
- Protege la reputación – Asociarse con proveedores que tienen un historial poco satisfactorio podría poner en peligro la posición de la empresa en la industria y ante los ojos de su público objetivo. Realizar una investigación exhaustiva sobre posibles socios es parte de la mitigación del riesgo de los proveedores.
- Mejorar el cumplimiento de las regulaciones – Todas las organizaciones deben adherirse a las mejores prácticas de su industria y cumplir con las regulaciones impuestas por las agencias que rigen sus operaciones. Las empresas también deben asegurarse de que sus proveedores herederos hagan lo mismo.
Ejemplos de riesgos de proveedores
Las empresas suelen verse sorprendidas cuando se enfrentan a amenazas relacionadas con los proveedores. Y esto se debe a que no realizaron estudios o investigaciones sobre la mitigación de riesgos en la cadena de suministro. Conocerlos puede ayudar a las empresas a prepararse para ellos, minimizando su exposición a daños operativos, financieros y de reputación. Los pocos que se enumeran a continuación son los más frecuentes observados en cualquier industria.
- Problemas de calidad – Los productos o servicios defectuosos, de mala calidad o insuficientes no sólo obstaculizan las operaciones y aumentan sus costos generales. Estos también podrían perjudicar la confiabilidad de cualquier empresa. Un indicio de escándalo relacionado con la calidad podría provocar el cierre de una empresa, a pesar de su historial muy favorable.
- Amenazas a la ciberseguridad – Según un estudio reciente, las filtraciones de datos expusieron más de seis millones de registros en el primer trimestre de 2023, y una gran parte de ellos se originan en terceros afiliados.
- Peligros ambientales – Los desastres naturales y los desafortunados efectos del cambio climático pueden poner en peligro cualquier operación empresarial. Si bien estos son inevitables, los vendedores y proveedores de servicios deben demostrar que están preparados y son resilientes ante cualquier emergencia.
- Factores geopolíticos – La pandemia y los conflictos internacionales reflejan cuán interconectado está el mundo ahora. También demuestra cómo cualquier evento geopolítico tiene un impacto inmenso en la cadena de suministro global.
- Inestabilidad financiera – Cualquier desafío financiero (por ejemplo, endeudamiento, iliquidez o problemas operativos) puede obstaculizar la capacidad del proveedor para cumplir sus compromisos con una empresa.
Una guía paso a paso para mitigar el riesgo de los proveedores
El proceso de mitigación de riesgos incluye sólo cuatro pasos. Si bien esto parece simple, requiere que los gerentes sean metódicos y meticulosos para poder identificar correctamente y gestionar eficazmente las amenazas potenciales.
Identificar los riesgos
El primer paso es comprender los diferentes tipos de riesgos que podrían afectar las operaciones y toda la cadena de suministro. Realizar verificaciones de antecedentes de socios potenciales, analizar su salud financiera, su historial y el cumplimiento de las regulaciones y estándares de la industria puede ayudar a las organizaciones a determinar el siguiente mejor paso.
Mejores prácticas:
- Cree un equipo dedicado con expertos de diferentes departamentos (por ejemplo, administrativo, adquisiciones, operaciones y cumplimiento) para obtener una perspectiva mejor y más variada.
- Cree y actualice continuamente un registro de riesgos para la documentación.
- Manténgase al tanto de las noticias actuales y las tendencias de la industria para ver si algo podría afectar la cadena de suministro.
Evaluar riesgos
Analizar los riesgos cualitativos en función de su impacto y probabilidad de ocurrencia. Cuantificarlos añadiendo valores, como estimaciones de pérdidas financieras, porcentajes de probabilidad y puntuaciones de gravedad, también ayuda a las empresas a tomar decisiones informadas al considerar proveedores o examinar sus capacidades.
Mejores prácticas:
- Garantice la imparcialidad mediante el uso de estándares predefinidos, como KPI (indicadores clave de desempeño) al revisar el historial y el desempeño de los proveedores.
- Obtenga el punto de vista de los usuarios finales mediante la realización de encuestas con formularios de comentarios estandarizados.
- Tenga en cuenta las condiciones cambiantes actualizando frecuentemente las evaluaciones de riesgos.
Desarrollar estrategias de mitigación
Crear un plan de acción específico para cada riesgo identificado. Incluya precauciones, planes de respaldo y transferencia de riesgos. Priorice en función de las puntuaciones calculadas durante las fases de evaluación de riesgos y céntrese en lo que necesita la máxima atención para que los recursos se asignen adecuadamente.
Mejores prácticas:
- Asegurar que las estrategias formadas se alineen con los objetivos de la organización.
- Informar y capacitar a todos los involucrados en las operaciones sobre los planes de acción desarrollados.
- Involucrar a expertos en cumplimiento para garantizar que los controles establecidos estén dentro de los límites de la ley.
Monitorear la efectividad del plan de mitigación de riesgos
Siempre es posible cambiar los factores de riesgo o los niveles de riesgo. Si los controles establecidos tuvieran una buena estrategia, podrían resistir. Pero estos también podrían fracasar. La única forma en que las empresas pueden anticiparse a ellos es mediante un seguimiento constante.
Mejores prácticas:
- Invierta en un sistema que proporcione a los gerentes visibilidad total de las operaciones.
- Siempre que corresponda, utilice sensores que proporcionen datos en tiempo real y detecten anomalías o desviaciones.
- Documente los eventos, independientemente de si se observaron riesgos o no, y almacene todos los registros para compartirlos con las partes interesadas y revisiones futuras.
Estrategias efectivas
Gestionar a todos los proveedores de la cadena de suministro, en particular tratar de mitigar los riesgos involucrados, no es tarea fácil. Ninguna estrategia por sí sola es lo suficientemente eficaz para eliminar todos los riesgos, por lo que es imprescindible utilizar una combinación de ellas y adaptar cada una de ellas en función de los requisitos de la organización.
- Diversificación de proveedores – Reducir la dependencia de la empresa de un solo socio mediante la contratación de múltiples proveedores de diferentes ubicaciones es una de las estrategias más sencillas para mejorar la flexibilidad y limitar las interrupciones.
- Evaluación financiera – Esto implica investigar la salud financiera del tercero. Revise toda la información que esté disponible, incluidos los datos de las agencias de crédito y las referencias comerciales, luego evalúe sus índices financieros para ver si son capaces de satisfacer las necesidades de la empresa.
- Mapeo de la cadena de suministro – Crear una representación visual de la cadena de suministro de principio a fin. Este diagrama de flujo permite a los administradores ver posibles vulnerabilidades y dependencias y planificarlas en consecuencia.
- Planificación de contingencias – Los planes de acción integrales siempre deben incluir soluciones alternativas porque siempre existe la posibilidad de que el plan A fracase. Incorpore también amplios protocolos de respuesta a emergencias y planes de comunicación.
- Garantías contractuales – Delinear meticulosamente las cláusulas de un contrato con un proveedor (por ejemplo, expectativas, funciones y responsabilidades, estándares de calidad) y las consecuencias del incumplimiento.
- Tecnología y seguridad de datos – Como se mencionó anteriormente, las violaciones de datos son graves y bastante comunes. Mantener la confidencialidad e integridad de los datos evita no solo interrupciones sino también el robo de propiedad y de identidad.