¿Cuál es el propósito del informe de incidentes?
Como parte de la Gestión de Incidentes, el propósito del informe de incidentes es registrar un incidente, determinar su posible causa, documentar las acciones tomadas y darlo a conocer a las partes interesadas. Un informe de incidente se puede utilizar en la investigación y análisis de un evento. Incluye la causa raíz y acciones correctivas para eliminar los riesgos involucrados y prevenir sucesos similares en el futuro. Los informes de incidentes también se pueden utilizar como documentos de seguridad que indican riesgos potenciales y peligros no controlados encontrados en el lugar de trabajo para evaluaciones futuras (por ejemplo, evaluaciones ergonómicas).
Un informe de incidente puede ser utilizado por:
- una autoridad para crear un informe de un incidente;
- un trabajador a denunciar un incidente que haya presenciado;
- cualquier miembro de la organización para concienciar sobre algún incidente ocurrido en el lugar de trabajo.
El informe de incidentes es el proceso de documentar todas las lesiones, cuasi accidentes y accidentes en el lugar de trabajo. Se debe completar un informe de incidente en el momento en que ocurre un incidente, sin importar cuán leve sea la lesión. Este artículo cubre una explicación detallada del procedimiento de notificación de incidentes y los tipos de eventos que debe informar.
Los 3 principales beneficios
La notificación de incidentes ya ha sido una idea establecida cuyo objetivo inicial es promover y mejorar la seguridad en el lugar de trabajo. Sin embargo, la mayoría de los trabajadores aún no cumplen con este protocolo. La dirección y sus trabajadores deben saber por qué la notificación de incidentes no sólo puede mejorar la seguridad de una organización, sino también ayudar a la empresa a destacarse de las demás y, lo que es más importante, puede ayudar a crear un ambiente y una cultura de trabajo sólidos y saludables para los trabajadores.
#1 Refuerzo Inmediato de Acciones
En caso de que ocurra un incidente en el trabajo, documentar e informar los detalles a la gerencia puede inducir a tomar medidas inmediatas y necesarias (por ejemplo, proporcionar primeros auxilios). Al hacer esto, se pueden prevenir situaciones y sucesos peores. Esto también aumenta la gravedad de cualquier incidente y recuerda a todos los trabajadores que estos eventos deben informarse, ya sean grandes o pequeños. Además, tomar medidas de inmediato también ayuda a los líderes y gerentes a magnificar sus responsabilidades para garantizar un lugar más seguro para sus trabajadores.
#2 Comunicación y concientización sobre peligros y amenazas
Comunicar amenazas, riesgos y peligros a todos los trabajadores interesados y afectados en una organización ayuda a crear conciencia sobre los posibles peligros que pueden surgir. Hacerlo ayudará a los líderes y supervisores a garantizar que se implementen medidas preventivas en caso de que algo salga mal. Esta podría ser una herramienta esencial para industrias en las que las tareas están asociadas con los mayores riesgos, como la construcción, la manufactura, la minería e incluso oficinas que son propensas a sufrir accidentes debido a los peligros potenciales que pueden pasarse por alto. Más aún, comprender estos peligros puede obligar a todos a ser más proactivos para detectar estas amenazas y resolverlas de inmediato.
Las posibles amenazas podrían ser:
- Empleos de alto riesgo
- Daños en equipos y máquinas.
- Mal comportamiento de los empleados (alcoholismo, violencia, agravamiento sexual, acoso, etc.)
- Enfermedades infecciosas
- Ausencia de EPP y controles adecuados.
- Incumplimiento
#3 Mejora Continua de Procesos
Un informe de incidente proporciona una imagen clara de lo que una organización debería centrarse en resolver. También brinda información valiosa sobre qué procesos deben cambiarse, mejorarse o eliminarse. Esto también ayuda a la dirección a implementar nuevas políticas y regulaciones para poder determinar la eficacia de estos cambios en la seguridad y la calidad. Esto también podría significar evaluaciones críticas sobre si los trabajadores necesitarían más capacitación o mejor suministro de equipos.
Capacitación sobre informes de incidentes
La capacitación sobre informes de incidentes es una serie de lecciones prácticas para ayudar a los empleados a desarrollar habilidades para informar adecuadamente los incidentes. Una formación adecuada puede capacitar a los trabajadores para informar y responder a todos los incidentes de inmediato, ayudando a su rápida resolución y posterior investigación. La capacitación típica para informar incidentes incluye ¿Qué se considera un evento reportable?, cómo crear un buen informe de incidentesy ¿Qué detalles deben documentarse?.
Por ejemplo, un fuegoEl curso de investigación de accidentes e incidentes puede discutir:
- Por qué se deben investigar los accidentes e incidentes y quiénes deben saber cuándo ocurren
- Cosas que un investigador debe considerar o evitar para investigaciones efectivas
- Qué hacer después de presenciar o verse involucrado en incidentes laborales y la información específica a recordar
- Mejores prácticas para recopilar declaraciones de testigos o partes relacionadas durante la investigación de un incidente
- Causalidad de accidentes, las diferentes etapas de evaluación de incidentes e investigación más profunda para identificar la causa raíz
- Recomendaciones y acciones significativas para evitar que los incidentes se repitan
- Una lección de actualización para evaluar la comprensión de los alumnos sobre la investigación de accidentes e incidentes.
El uso de soluciones innovadoras como la capacitación de IO Seguridad(anteriormente iAuditor) puede ayudar a las organizaciones a agilizar y mejorar su proceso de equipar a los empleados con el conocimiento adecuado y amplias habilidades para informar incidentes de manera efectiva en el lugar de trabajo. De esta manera, todos pueden conocer las mejores prácticas y garantizar una implementación eficiente hacia la seguridad en el lugar de trabajo.
Diferencia con un informe policial
Estos dos términos a menudo se perciben como del mismo tipo. Sin embargo, la principal diferencia recae en quien lo completa. Obviamente, un informe policial es una documentación detallada de un delito escrita por un oficial o cualquier representante de un departamento de policía que estuvo presente en la escena del crimen. Por otro lado, cualquier persona, como se mencionó anteriormente, puede redactar un informe de incidente que quiera informar cualquier evento que pueda o no haber causado daño a alguien o algo. Los informes policiales requieren una investigación a continuación, mientras que un informe de incidente puede usarse como documento de respaldo para una investigación o análisis de eventos.
¿Qué se considera un incidente?
Generalmente, un incidente se define como cualquier evento, condición o situación que:
- Provoca perturbaciones o interferencias en una organización;
- Provoca riesgos importantes que podrían afectar a los miembros de una organización;
- Impactos en los sistemas y operación de los lugares de trabajo; y/o
- Atrae la atención negativa de los medios o un perfil negativo para el lugar de trabajo.
Cuando escribir
La regla general es que tan pronto como ocurra un incidente, se debe completar un informe de incidente. Las lesiones menores deben informarse y considerarse tan importantes como las lesiones graves. Estas lesiones pueden empeorar y provocar lesiones o problemas de salud más graves. Los empleadores, gerentes y funcionarios de seguridad deben conocer las diferentes situaciones y eventos que deben informarse.
Aquí hay 4 tipos de incidentes que debes reportar:
- Eventos sentinela – se trata de sucesos inesperados que provocaron lesiones físicas o psicológicas graves o la muerte (por ejemplo, resbalones, tropezones y caídas, desastres naturales, accidentes automovilísticos, brotes de enfermedades, etc.).
- Casi falla – Se trata de situaciones en las que las personas implicadas no sufrieron lesiones pero podrían haber resultado potencialmente perjudicadas por los riesgos detectados.
- Eventos adversos – relacionados con medicamentos, vacunas y dispositivos médicos (de conformidad con la norma ISO 14971). Estos eventos ocurren cuando un acto de comisión u omisión dañó a un paciente en lugar de la enfermedad o condición existente.
- Eventos sin daño – estos son incidentes que deben comunicarse en toda la organización para crear conciencia sobre cualquier daño que pueda ocurrir.
¿Cómo se escribe un informe de incidente?
Un informe de incidente debe contener toda la información esencial sobre el accidente o casi accidente. Debe contener los siguientes elementos clave para garantizar que todos los hechos y detalles necesarios estén completos y documentados adecuadamente. Eche un vistazo a algunos ejemplos de informes de incidentes aquí.
Un informe de incidente debe ser:
Preciso
Todos los datos deben ser claros y específicos. La mayoría de las imprecisiones se deben a errores tipográficos y simples errores gramaticales y ortográficos (por ejemplo, detalles incorrectos de los nombres de las personas involucradas, fecha y hora del incidente, números de contacto, etc.). Proporcione detalles más específicos de a qué se refiere y evite declaraciones vagas que puedan causar confusión. Por último, revise siempre su informe antes de enviarlo para ver errores que podría haber pasado por alto.
Factual
Un informe de incidente debe ser objetivo y estar respaldado por hechos. Evite incluir declaraciones emocionales, obstinadas y sesgadas en el informe del incidente. Debe proporcionar ambos lados de la historia y no debe favorecer a uno de los lados. Sin embargo, si es necesario incluir Declaraciones de testigos o pacientes, asegúrese de citarlas.
Completo
Asegúrese de que todas las preguntas esenciales (qué, dónde, cuándo, por qué y cómo) estén cubiertas en el informe del incidente. Registre no solo las personas que resultaron heridas y lo que causó el accidente, sino que también incluya detalles como las personas que presenciaron e informaron el incidente o quienes llevarán a cabo una investigación. Anticipe qué otros detalles importantes serán necesarios para cualquier estudio e investigación futuros.
Gráfico
Se deben incluir fotografías, diagramas e ilustraciones como evidencia de respaldo. Tome muchas fotografías de la lesión, los daños y el entorno circundante. Esto complementa los hechos expuestos y proporciona más claridad para que el destinatario los entienda fácilmente.
Válido
Al finalizar, aquellos que estén involucrados en el incidente (por ejemplo, víctima, testigos, gerente, reportero, etc.) deben firmar para testificar y validar toda la información que se mencionó en el informe del incidente. Esto confirma que el informe del incidente es veraz e incuestionable.
Qué incluir
Para mantener su informe de incidentes objetivo, necesitará conocer los diferentes tipos de información que puede recopilar durante el proceso de informe de incidentes. Aquí hay una lista de hechos que lo guiarán durante la documentación de un incidente:
- información general – la información más fundamental necesaria en un informe de incidente, como la ubicación específica, la hora y la fecha del incidente. Esta también será una información valiosa si es necesario realizar más investigaciones.
- Entorno o entorno – se refiere a las condiciones físicas y ambientales que pueden haber contribuido al incidente. Esto también podría implicar los peligros potenciales encontrados en el área del incidente.
- Personas afectadas – los nombres de las personas involucradas, su título o puesto y su departamento.
- Las lesiones y la gravedad. – incluir el tipo de lesión, su gravedad y las partes del cuerpo lesionadas.
- Testigos – se refiere a declaraciones de personas presentes durante el incidente.
- Tratamiento administrado – incluye el tratamiento inicial, la ayuda o cualquier medicamento administrado a las personas afectadas. Esta información es esencial para comprender la recuperación de los empleados y similares.
- Daños a la propiedad y al equipo – se refieren a ciertos activos, materiales, instalaciones y equipos que resultaron dañados durante el incidente.
- Eventos – la historia del incidente y los detalles de por qué resultó ser un incidente.
- Acciones de las personas involucradas durante el incidente. – el movimiento de las personas involucradas en el momento exacto en que ocurrió el incidente.
Formato
El diseño de la información en un formulario de informe de incidente puede variar dependiendo de varios factores. Como norma general, los informes de incidentes se deben redactar en tercera persona ya que su finalidad es que sea objetiva; exponiendo únicamente hechos y evitando la inclusión de opiniones y sesgos. A continuación se muestra un formato de ejemplo de informe de incidentes que puede utilizar para sus operaciones. Contiene toda la información esencial que necesitaría incluir para completar un informe de incidente eficaz:
- Introducción
La primera parte del formulario de informe de incidente cubre quién, qué, cuándo y dónde del incidente:– Incluya los nombres de todas las personas involucradas en el incidente. Si los nombres no están disponibles, puede citar el papel de la persona en relación con el incidente, por ejemplo, el cliente o el huésped.
– Resuma el incidente en no más de tres oraciones, por ejemplo, una impresora se incendió causando daños mínimos a una habitación.
– Incluir la hora y fecha del suceso. Una estimación funciona si no se puede anotar la hora exacta
– Anote la ubicación del incidente y sea exacto si es posible, por ejemplo, la sala de conferencias Mercato, piso 19, edificio A. - Cuerpo
Aquí es donde usted expone todos los detalles del incidente de manera integral. Hable sobre el incidente de principio a fin, asegurándose de que los detalles estén dispuestos en orden cronológico para evitar confusiones. Asegúrese de incluir quién, qué, cuándo y dónde se mencionan en la introducción cuando se mencionen. - Conclusión
¿Se resolvió el incidente? ¿Cómo? Si el incidente no se resolvió, explique por qué y proporcione los pasos que deben seguirse para resolverlo. - cerrar sesión
Incluya el nombre completo y la firma del redactor del informe del incidente para la responsabilidad y el mantenimiento de registros.
Tutorial de muestra del informe de incidentes: una guía paso a paso
Ahora que tenemos una idea de qué información se debe incluir en un informe de incidente, aquí hay un tutorial de muestra de un informe de incidente en formato PDF que preparamos para brindarle una idea más clara de cómo puede crear un informe de incidente efectivo.
Guión: En uno de los almacenes de una empresa manufacturera en Blaxland, alrededor de las 10:30 horas, se informó que una carretilla elevadora chocó contra cajas. |
Paso 1: proporcionar información fundamental
Siguiendo el esquema de un formulario de informe de incidente, lo primero que querrás recopilar es la información fundamental. Puedes hacerlo respondiendo las siguientes preguntas:
- ¿Qué tipo de lesión fue causada, si la hubo? ¿Fue fatal o no fatal?
- ¿Hubo algún daño a la propiedad?
- ¿Cuándo y dónde tuvo lugar?
- ¿Qué tarea se estaba realizando en el momento en que ocurrió el incidente?
- ¿Cómo era el ambiente?
Usando el escenario anterior, la primera sección de su informe comenzaría a verse así:
Muestra de informe de incidente fig. 1
En nuestro ejemplo de informe de incidente, aprovechamos la posibilidad de agregar evidencia fotográfica para ilustrar mejor el entorno donde ocurrió el incidente. Note que la foto adjunta tenía una anotación. Anotar les da a los lectores de su informe una idea más clara de qué mirar. Es útil en los casos en que el área del incidente es amplia y contiene muchos elementos.
Paso 2: tome nota de los daños y lesiones
Lo siguiente que querrá hacer es determinar los resultados de dicho incidente. ¿Causó algún daño o hirió a alguien? Si es así, deberá describirlo en detalle y, si corresponde, proporcionar evidencia fotográfica del daño.
Siguiendo con el escenario, se determinó que el incidente provocó lesiones a uno de los empleados. Según el médico de la empresa, la lesión obtenida podría ser sólo una contusión muscular. Sin embargo, por orden del médico, el empleado lesionado se sometió a otros exámenes médicos para determinar otras posibles lesiones. Con esta información, puede incluirla en el informe de esta manera:
Muestra de informe de incidente fig. 2
Paso 3: Identificar a las personas afectadas
Proporcione los nombres de las personas involucradas junto con los detalles de su trabajo, como el título, la organización de los turnos y otra información relevante. Usando el mismo ejemplo, se toma nota de la persona que sufrió la lesión, Samuel, junto con los detalles de su trabajo en el informe del incidente.
Muestra de informe de incidente fig. 3
Paso 4: Identificar a los testigos y tomar sus declaraciones
Registre los nombres de las personas presentes durante el incidente y recopile sus declaraciones. Estos serán valiosos para comprender la secuencia de eventos que llevaron al incidente e incluso pueden brindarle una mejor idea de si el comportamiento de los empleados afectados fue o no un factor que contribuyó a la lesión o el daño. Las declaraciones de los testigos pueden anotarse palabra por palabra o parafrasearse. Recuerde pedir a los testigos que firmen sus declaraciones para verificar la exactitud de lo que se ha registrado.
Siguiendo con el escenario planteado, se determinó que otro empleado estaba con Samuel cuando ocurrió el incidente. Su nombre y declaración se incluyen en el informe y se le pide que lo firme para dar fe de que todo lo que dijo no fueron rumores.
Muestra de informe de incidente fig. 4
Paso 5: Actúe
Esto se refiere a las acciones que se deben tomar después del incidente. Incluye acciones correctivas que eliminarán la recurrencia del incidente. La sección de acciones correctivas de su informe de incidente también puede incluir las acciones que debe realizar para completar el informe.
Por ejemplo, en el escenario, en la declaración de Bradley (el testigo), se descubrió que el incidente pudo haber ocurrido debido a que Samuel (el empleado lesionado) no realizó una inspección previa al arranque del montacargas antes de su operación. Para verificar esto, puede asignar miembros de su organización para que verifiquen las imágenes de seguridad y los registros de mantenimiento del montacargas utilizado. Con eso, el informe se vería algo como esto:
Muestra de informe de incidente fig. 5
Paso 6: cierre su informe
Al finalizar las secciones anteriores, podrá recopilar los comentarios de la gerencia sobre el incidente. Para las medidas de rendición de cuentas, usted, como periodista, y alguien de la alta dirección deben aprobarlas. Esto validará que la información contenida en el informe del incidente es veraz e incuestionable.
Siguiendo el mismo escenario de ejemplo, el informe de incidente tendrá este aspecto:
Muestra de informe de incidente fig. 6
Cómo escribir un ejemplo de carta de informe de incidente
El informe de incidente de muestra a continuación todavía se basa en el ejemplo del tutorial anterior, pero en forma de carta:
16 de abril de 2021
Compuesto del lugar de trabajo 1-A
939 Putty Road, Blaxlands Ridge
Nueva Gales del Sur 2758, Australia
Hola, estoy escribiendo un informe que detalla el incidente del montacargas que ocurrió el 15 de abril a las 6 p. m. Samuel Jeffries, uno de los operadores del montacargas estaba moviendo cajas de embalaje cuando el montacargas falló y chocó contra las otras cajas. Según el médico de la empresa, sufrió un hematoma muscular por el impacto provocado por la carretilla elevadora contra las cajas. También se solicitó una radiografía para comprobar si había alguna lesión subyacente.
Tras una investigación más profunda y con base en una nota de uno de los otros empleados que presenciaron el incidente, este podría ser un caso de no realizar una inspección preliminar del montacargas, lo que llevó a que el empleado afectado no pudiera reconocer que el montacargas no estaba funcionando correctamente. .
Esto se toma en consideración y, como medida preventiva, los empleados tendrán el mandato de realizar controles de mantenimiento periódicos de los equipos y maquinaria, y colocar un letrero de fuera de servicio para aquellos que necesiten mantenimiento o reemplazo. Además, haga que los operadores de montacargas realicen una lista de verificación previa al arranque para garantizar que esté en buenas condiciones de funcionamiento.
Se enviarán más detalles si se adquiere información adicional sobre este incidente.
James Charleson,
Personal informante
Mira esto informe de incidente muestra en PDF para obtener una guía completa.
Requisitos del informe de incidentes: qué hacer después
El informe del incidente debe enviarse a un equipo de investigación para que lo estudie más a fondo y busque causas más profundas. La investigación debe ser realizada por personas competentes en la recopilación y análisis de información y pruebas obtenidas del informe del incidente. Quienes realicen la investigación deben tener conocimientos de los fundamentos de seguridad y salud en el trabajo.
El propósito de investigar un incidente no es encontrar fallas sino determinar la causa raíz y desarrollar acciones correctivas para evitar que ocurran incidentes similares. Una investigación también ayuda a cumplir con los requisitos regulatorios como los formularios OSHA 300 (incluido el formulario OSHA 300A) en los Estados Unidos y el Reglamento de informes de lesiones, enfermedades y sucesos peligrosos de 2013 (RIDDOR) en el Reino Unido y determina los costos relacionados con los daños a la propiedad o al equipo. (Si alguna).