Papel en la gestión de riesgos
Al crear y gestionar un proyecto, una gran parte del mismo debe atribuirse a la gestión de riesgos. Generalmente, la gestión de riesgos es el término general para todo lo relacionado con los riesgos durante las etapas de planificación y ejecución de un proyecto. Un “riesgo” se define aquí no sólo como algo que puede causar daño, sino también cualquier cosa que pueda influir en cómo será el resultado final del proyecto. A continuación, se elabora un plan de gestión de riesgos que abarca el análisis y la evaluación de riesgos. Esto cubre no sólo los riesgos que pueden ocurrir antes de que se ejecute el proyecto, sino también los riesgos que ocurren durante la ejecución misma. Otras partes de la gestión de riesgos son el análisis y la evaluación de riesgos.
Un factor importante para cualquier programa exitoso de gestión de riesgos es tener un registro de riesgos antes de la ejecución del proyecto. Dado que un registro de riesgos es la recopilación de riesgos identificados en las etapas de planificación de un proyecto, a menudo se hace referencia a él durante la planificación y ejecución del proyecto como referencia para los riesgos. También se utiliza como documento complementario para ayudar al director del proyecto a realizar un seguimiento de los procesos realizados por el equipo y evitar retrasos, ya que lo consultarían continuamente para saber qué evitar y qué hacer mejor.
Elementos de un registro de riesgos
Plantilla de registro de riesgos | Cultura de seguridad
No existe una única forma de crear y utilizar un registro de riesgos. Diferentes negocios tendrían diferentes necesidades y riesgos, por lo que cada registro de riesgos se puede crear de manera diferente. Sin embargo, el registro de riesgos típico tiene los siguientes elementos:
- Identificación y descripción del riesgo: cuál es el riesgo y una breve descripción del mismo
- Categoría de riesgo: el tipo de riesgo
- Probabilidad o semejanza del riesgo: qué tan probable es que el riesgo ocurra o empeore
- Análisis de riesgos: el impacto del riesgo, se puede describir o clasificar a través de una escala.
- Mitigación de riesgos: las acciones a tomar en respuesta al riesgo
- Prioridad de riesgo: nivel de prioridad o urgencia a abordar
- Estado del riesgo: progresión o estado del riesgo o de los planes adoptados para abordarlo.
A continuación se muestra un ejemplo de registro de riesgos que utiliza específicamente un modelo de registro de riesgos:
- Identificación de referencia: #212580 Número insuficiente de editores
- Descripción del riesgo: No hay suficientes editores para mantenerse al día con el volumen entrante de borradores de libros para revisar. La mayoría de ellos ya están sobreprogramados y, tal como van las cosas, esto puede continuar hasta el próximo trimestre. Si no se aborda, esto puede provocar retrasos en la operación.
- Propietario del riesgo: Decano Frank Holder
- Categoría de riesgo: Cronograma
- Rprobabilidad de riesgo: Muy probable
- Análisis de riesgo: Medio
- Mitigación de riesgos: Contrate al menos dos editores adicionales durante el próximo mes para solucionar este problema y evitar retrasos operativos.
- Prioridad de riesgo: Alto
- Estado de riesgo: En curso
Estos registros van directos al grano y son fáciles de usar; maximizarlos permite a las empresas realizar un seguimiento de los riesgos y mitigarlos.
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Diez ejemplos de uso de registros de riesgos
Los registros de riesgos se utilizan en casi todos los departamentos o líneas de negocio de una empresa. A continuación se muestran algunos ejemplos de cómo se utilizan y aplican por industria:
1. Construcción
Al pertenecer a una de las industrias más grandes y peligrosas, las empresas de construcción son conocidas por mantener diligentemente registros de riesgos. Un registro de riesgos es una necesidad para la fase previa a la construcción de cualquier proyecto de construcción, ya que ayuda a crear un plan sobre cómo realizar la construcción correctamente. Evaluar los riesgos y planificarlos desde el principio ayuda no solo a agilizar el proceso de construcción, sino que también ayuda a evitar que se produzcan incidentes perjudiciales. Un registro de riesgos también puede ayudar a crear planes de respaldo para cuando ocurran desastres naturales o cuando ocurran otros eventos fuera del control de los administradores.
En la construcción de edificios también se puede utilizar un registro de riesgos medioambientales. Este tipo de registro de riesgos se utiliza específicamente para ayudar a determinar el impacto ambiental que tendrá un determinado proyecto.
2. Negocios corporativos
Aunque las empresas corporativas tienen menos posibilidades de sufrir lesiones o violencia en el lugar de trabajo, todavía hay muchos riesgos a considerar que pueden obstaculizar las operaciones. Las mejoras que pueden derivarse de tener un registro de riesgos pueden luego mejorar la productividad y la rentabilidad.
Contar con un registro de riesgos ayuda a las empresas del ámbito corporativo a mejorar los procesos existentes. Con un registro de riesgos para ayudar a identificar los riesgos, los gerentes pueden descubrir errores y trabajar para mejorarlos mediante el desarrollo de nuevas políticas para abordar los problemas. Algunas empresas también pueden utilizar un registro de riesgos ambientales según la naturaleza del trabajo.
3. Servicio al cliente
La Administración de Salud y Seguridad Ocupacional (OSHA) considera que los trabajos en el campo del servicio al cliente son más propensos a la violencia en el lugar de trabajo en comparación con otros trabajos. Debido a esto, algunos empleadores han adoptado registros de riesgos para ayudar a prevenir incidentes adversos para ellos y sus empleados. Además, un registro de riesgos también puede utilizarse como referencia sobre qué hacer en caso de emergencias.
4. TI y ciberseguridad
Los registros de riesgos también son muy comunes en los campos de las tecnologías de la información (TI) y la ciberseguridad, ya que ambos campos enfrentan muchos riesgos a diario. Los registros de riesgos permiten a los profesionales en estos campos no solo identificar y medir los riesgos en un solo lugar, sino que también ayudan a crear nuevas formas de mejorar la ciberseguridad.
Los registros de riesgos de seguridad o registros de riesgos de seguridad de la información, en particular, son el tipo de registros más utilizados para este propósito y pueden modificarse según la tarea. A veces, las listas de verificación de la Guía de implementación técnica de seguridad (STIG) se utilizan junto con este tipo de registro de riesgos para ayudar a evaluar los riesgos según los estándares establecidos por el gobierno de EE. UU.
5. Culinario
En el campo culinario, los registros de riesgos se utilizan a menudo en la preparación de alimentos y en los inventarios para estar al tanto de los posibles riesgos alimentarios que pueden afectar la calidad general y la seguridad de los consumidores. Los registros de riesgos también se pueden utilizar para anotar otros posibles riesgos que pueden ocurrir en la cocina, como incendios, resbalones, tropezones y caídas.
Como parte de sus directrices de evaluación de riesgos, el Ejecutivo de Salud y Seguridad (HSE) del Reino Unido ofrece una plantilla de registro de riesgos que las empresas culinarias pueden utilizar como base para sus planes de gestión de riesgos con respecto a la preparación, cocción y servicio de alimentos. El HSE quiere que las empresas editen la muestra del registro de riesgos en función de sus necesidades, ya que cada empresa es diferente. Quieren que tengan un registro de riesgos no sólo para garantizar el cumplimiento de la ley, sino también para la seguridad de todos los involucrados en el negocio.
6. Atención sanitaria
Según OSHA, los trabajos en la industria de la salud corren un mayor riesgo de sufrir riesgos laborales debido a la cantidad de personas con las que tratan a diario, los productos químicos que manipulan y la falta de personal. Para ayudar a mitigar estos riesgos, los registros de riesgos se han convertido en una parte esencial de las operaciones diarias de la industria de la salud, tanto para el beneficio de los empleados como de los pacientes. Sin embargo, como la industria de la salud trata con muchas personas, sus categorías de riesgo consideran tanto al profesional como al paciente, lo que hace que sus registros de riesgo en ocasiones sean más complejos.
7. Hospitalidad
Al igual que aquellos en las industrias de atención médica y servicio al cliente, aquellos en la industria hotelera también se enfrentan a muchas personas a diario. Si bien los riesgos que enfrentan son diferentes, siguen siendo importantes y pueden afectar en gran medida la seguridad del trabajo y del personal. Con un registro de riesgos, los profesionales de la hostelería pueden garantizar la seguridad física tanto de ellos mismos como de sus clientes, así como la privacidad de sus datos, ya que se enfrentan a una alta probabilidad de ser víctimas de ciberataques, especialmente de ciberrobo.
8. Automotriz
Para quienes trabajan en la industria automotriz, los riesgos pueden provenir de muchos lugares. Los fabricantes pueden tener riesgos en sus procesos de fabricación y prácticas de control de calidad, pero también pueden verse afectados por las otras empresas con las que realizan transacciones, la antigüedad de los equipos que utilizan y los clientes con los que tratan. Todos estos a menudo se consideran preproducción y se incluyen en sus registros de riesgos y en sus registros diarios para recordarlos mientras trabajan. En ocasiones, los registros de riesgos también se utilizan con registros de mantenimiento de equipos y vehículos para garantizar la máxima seguridad y calidad.
9. Bancos
Como se ocupan de las entradas y salidas de dinero a diario, los bancos deben disponer de registros de riesgos que les ayuden. Los bancos enfrentan riesgos en cada etapa de la administración del dinero, desde el depósito hasta la liquidación, por lo que es importante ser conscientes de los riesgos que conlleva cada paso para poder abordarlos tempranamente o mitigarlos. Los bancos más grandes en particular son más susceptibles a riesgos debido al monto de sus transacciones diarias.
Los registros de riesgos pueden ayudarlos a gestionar estos riesgos e implementar políticas para evitarlos. Un registro de riesgos también puede ayudar a los órganos rectores, como el banco central de un país u otros órganos gubernamentales, a crear mejores reglas y directrices que puedan implementarse a mayor escala.
10. marítimo
Un registro de riesgos se considera esencial para la gestión de buques en la industria marítima. Hacer un seguimiento de los problemas del barco es necesario tanto para la seguridad como para la productividad, ya que los registros de riesgos del barco son una parte importante de la gestión general de riesgos en su línea de trabajo. Esto se debe a que el mar es impredecible y propenso a riesgos, y a que el barco en sí necesita mucho mantenimiento y conservación.
Al igual que los bancos, un registro de riesgos relacionados con el mar también puede ayudar a crear e implementar políticas a mayor escala con la participación de organismos gubernamentales. El HSE tiene específicamente directrices sobre la evaluación de riesgos marítimos, incluido cómo identificar los peligros en el mar y en el barco, así como cómo abordarlos.
Uso de IO Seguridadpara mitigar riesgos
Tradicionalmente, los registros de riesgos se hacían con lápiz y papel. A continuación, los documentos se guardan en los trasteros o armarios de las oficinas. Hoy, sin embargo, los registros de riesgos se pueden realizar digitalmente y almacenarse en la nube.
IO Seguridad(anteriormente iAuditor) es una aplicación de inspección digital que ofrece dicha funcionalidad. Puede ayudarlo a crear y administrar registros de riesgos con listas de verificación digitales usando su teléfono y luego almacenarlos en la nube para acceder a ellos más adelante. Con SafetyCulture, también puede abordar los riesgos sobre la marcha y resaltar sus hallazgos si es necesario. Las listas de verificación se pueden crear desde cero, pero también puede optar por utilizar o personalizar listas prefabricadas de la Biblioteca pública de SafetyCulture.
Otras cosas que puedes hacer con IO Seguridadson:
- Informar problemas planteando problemas, asignando acciones y avisando a su equipo
- Utilice sus listas de verificación existentes de Word, Excel o PDF con la aplicación
- Cree informes analíticos basados en las inspecciones realizadas
- Comparta sus plantillas con personas de su organización
- Administre sus activos y asegúrese de que estén funcionando de forma segura
- Formar a los empleados sobre cómo utilizar correctamente los registros de riesgos.
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