La compensación laboral funciona de manera bastante diferente en Canadá que en los Estados Unidos. Esto se debe principalmente a los Principios de Meredith, una ley que ha dado lugar a un seguro de compensación laboral sin culpa entre los empleadores y sus empleados.
Esto se traduce en una cobertura donde la culpa no importa: los empleados tienen garantizado el apoyo independientemente de la estabilidad de la empresa. Los empleadores, a su vez, están protegidos de algunos de los costos asociados con incidentes graves a través de un fondo de accidentes, financiado colectivamente por los empleadores y administrado de forma independiente por las Juntas de Compensación de Trabajadores provinciales (WCB).
Si bien este sistema sin culpa simplifica las cosas en algunos aspectos, no significa que los empleadores puedan simplemente sentarse y dejar que los reclamos de compensación se resuelvan solos. La gestión de reclamaciones sigue siendo un proceso complejo y, sin un enfoque eficaz, acaba tardando demasiado, cuesta demasiado y no se gestiona tan bien como podría.
Este artículo cubrirá los conceptos básicos de la gestión de reclamaciones para empleadores canadienses. Lo guiaremos a través de siete pasos que lo ayudarán a navegar el proceso con cuidado y profesionalismo, al mismo tiempo que mitigarán los costos y minimizarán el esfuerzo.
Paso uno: cuidar al empleado
Antes de comenzar su investigación y presentar la documentación, primero debe brindarles a los empleados la atención que necesitan. Tus primeras palabras siempre deben ser «¿Estás bien?» y «¿Qué puedo hacer para ayudar?»
Los empleados suelen estar de mal humor después de verse afectados por un incidente de seguridad. Para combatir el shock y facilitarles las cosas, ten preparado un paquete que incluye:
- Indicaciones para llegar al consultorio médico más cercano (que acepte compensación laboral)
- Indicaciones para llegar al hospital más cercano
- Una carta de «estimado médico» que describe su compromiso, programa de trabajo modificado e información de contacto completa.
- Un formulario de capacidad funcional y su compromiso de reembolsar a la clínica.
- Análisis de demanda física para puestos de trabajo en su lugar de trabajo
- Documentos de compensación laboral
- Un folleto de trabajo modificado
- Oferta de trabajo modificado, junto con carta de rechazo de trabajo modificado
En el frente de este paquete, escriba un recordatorio para traer la tarjeta o el número de atención médica del empleado. Muchas clínicas no atenderán a pacientes sin esta información. Cuando ocurre una lesión grave, el tiempo es esencial. Tenerlo listo le permitirá no perder valiosos minutos imprimiendo o enviando documentos por fax a una clínica. También reducirá costos y aumentará sus posibilidades de recibir la documentación debidamente completada.
Paso dos: comunicar los detalles del incidente
Una vez que el empleado haya recibido la atención que necesita, el siguiente paso es comunicar los detalles importantes del incidente.
Recuerde que existen limitaciones en la información médica que puede compartir, así que tenga cuidado. Para ir a lo seguro y ceñirse a los detalles pertinentes, concéntrese en tres puntos clave:
- quien resultó herido
- Cómo afectará esto a su trabajo (días fuera del trabajo, duración de las tareas modificadas o restringidas, y capacidades y limitaciones en el lugar de trabajo)
- Termine con un simple y directo «contácteme si tiene más preguntas o inquietudes».
Cuide siempre sus comunicaciones internas antes de interactuar con partes externas.
Comunicación interna
Siga los protocolos de informes internos que existan. Si no tiene un diagrama de flujo para informes internos, informe a su gerente directo y al gerente directo del empleado. Si el incidente es lo suficientemente grave, su superior directo es quien debe ser responsable de escalarlo.
Lesiones graves
Si el empleado sufrió una lesión grave, su próxima llamada será al número que figura como contacto de emergencia. Esta puede ser una conversación difícil, pero debe mantenerse clara y directa. Esta declaración funciona mejor:
“[Employee name] resultó gravemente herido, actualmente se encuentran en camino a [name of the hospital]. Mi número de celular es XXX-XXXX. ¿Puedes encontrarte conmigo allí?
Su empresa puede tener un plan de respuesta específico o una persona designada responsable de informar lesiones críticas. Si es así, siga ese procedimiento.
Incidentes fatales
Si el incidente resultó en una muerte, deberá comunicarse con la policía local. Serán ellos quienes denuncien el hecho a los familiares.
Comunicacion externa
El departamento al que informe una lesión y la rapidez con la que debe hacerlo dependerá de la legislación provincial y de la gravedad de la lesión.
En Alberta, por ejemplo, los empleadores tienen 72 horas para informar una enfermedad o lesión a la Junta de Compensación para Trabajadores si esto resulta en:
- Tiempo perdido
- Tratamiento médico más allá de los primeros auxilios
- Gastos de asistencia médica
- Una discapacidad permanente o una condición potencialmente incapacitante.
- una fatalidad
Además, la Parte 7, Sección 33 de la Ley de Seguridad y Salud Ocupacional de la provincia impone sus propios requisitos de notificación para ciertos incidentes, incluidas las lesiones que resultan en hospitalización.
Por lo tanto, si un empleado se corta un dedo mientras manipula un panel de vidrio pero regresa a trabajar al día siguiente después de haber recibido el alta médica, la lesión se informará a la Junta de Compensación para Trabajadores.
Por otro lado, si un empleado pasa tres días en el hospital después de caerse de una escalera, la lesión debe ser reportada al departamento de Seguridad y Salud Ocupacional del gobierno provincial, así como a la Junta de Compensación para Trabajadores.
Los detalles varían según las provincias, así que asegúrese de revisar los requisitos de presentación de informes de su jurisdicción.
Paso tres: realizar una investigación
Este paso consiste en elaborar un informe médico, no en buscar la causa raíz del incidente.
Parte de construir y mantener una sólida cultura de seguridad es defender a los empleados y ser objetivo en su trabajo. Para lograrlo, deberá investigar y documentar minuciosamente cada aspecto del incidente.
Recopile datos directamente de la escena del incidente, incluidos detalles sobre las condiciones ambientales actuales, medidas de pesos o distancias relevantes y testimonios de testigos oculares. Sea minucioso: debe incluirse incluso la información que parezca irrelevante. Tome varias fotografías e inclúyalas en su documentación.
¿Por qué son importantes todos estos detalles? Bueno, digamos que recibe un informe de un empleado con una erupción cutánea en el cuello. Algunas de las cosas que querrás saber incluyen:
- El día y la hora en que se desarrolló la erupción.
- Signos y síntomas que usted observa y el empleado comparte
- Una descripción física del área afectada.
- Cualquier producto químico con el que entraron en contacto.
- La última comida que tuvieron antes de que apareciera el sarpullido.
- Cualquier medicamento que tomen
- Pasatiempos habituales o recientes que practica
- Cualquier alergia que tengan
- Condiciones médicas previas
- Las tareas que completaron antes de la erupción.
- Si algún otro empleado desarrolló una erupción similar
- Informes de higiene recientes
Muchos de esos detalles parecerían irrelevantes durante una investigación (¿qué probabilidades hay de que le pregunte al empleado qué almorzó?), pero pueden ser muy pertinentes cuando se intenta obtener una imagen completa de la afección y lo que puede haber contribuido a ella.
La erupción podría haberse desarrollado debido al contacto con una sustancia química el día anterior, o podría ser una infección por estafilococos del gimnasio de MMA local. Sin hacer todas las preguntas, no podrá desarrollar su caso.
Así que asegúrese de documentar todo, por pequeño que sea.
(Obtenga más información en 10 pasos críticos para investigar y reportar accidentes)
Paso cuatro: presentar un informe
Si es necesario, presente un informe ante la Junta de Compensación para Trabajadores de su jurisdicción. Los requisitos de presentación de informes varían en todo Canadá, desde la necesidad de informar todos los incidentes hasta solo aquellos que requieren atención médica.
Planteando inquietudes sobre un reclamo de compensación
La mayoría de las provincias le preguntarán en el formulario de informe si tiene alguna inquietud sobre el reclamo de compensación o le permitirán expresarla en una conversación.
Si tiene dudas sobre el reclamo, es mejor hablarlo primero con el empleado. Infórmeles de sus inquietudes, hágales saber que notificará a la WCB sobre sus detenciones y pídales su opinión. Esta es una conversación difícil de mantener, pero ir directamente a la Junta sin notificar al empleado podría empañar su relación con él y afectar los costos del reclamo.
Al impugnar un reclamo, tenga en cuenta que el equilibrio de probabilidades está a favor del trabajador (si se trata de su palabra en contra de la de ellos, la WCB probablemente se pondrá del lado del empleado). Este es especialmente el caso cuando existe una clara relación de causa y efecto entre las actividades que tuvieron lugar en el trabajo y las lesiones resultantes. Por ejemplo:
- La mano de un trabajador queda atrapada en un rodillo mientras opera maquinaria en el taller, lo que le provoca una amputación.
- El trabajador tropieza y cae con un clavo, lo que le provoca un pinchazo en la pierna izquierda
- El trabajador levanta una caja de 32 libras y siente dolor en la parte baja de la espalda.
Cuando la relación causal no sea tan sencilla, será necesario reunir pruebas en torno al incidente para determinar si algún factor externo podría haber influido. Por ejemplo, podría construir un caso en respuesta a las siguientes situaciones:
- El trabajador llegó al trabajo con un sarpullido en el cuello.
- El trabajador desarrolló una hernia en la parte inferior del abdomen durante un período prolongado
- El trabajador llegó a trabajar con los ojos rojos y cree que ha contraído conjuntivitis
La investigación que llevó a cabo en el Paso Tres debería ayudarle en este proceso.
Próximos pasos
Si cree que la lesión o enfermedad no fue causada por factores relacionados con el trabajo, intente lo siguiente.
Hable abiertamente con el empleado sobre sus inquietudes. Concéntrese en brindarles la ayuda que necesitan a través de la atención médica provincial. Infórmeles que aún pueden abrir un reclamo en una fecha posterior si surgen nuevas pruebas.
Los empleados tienen entre tres meses y dos años para presentar determinadas reclamaciones. Asegúrese de que el empleado conozca los períodos de presentación de informes que se aplican a su situación.
Sea siempre imparcial
Parte de construir y mantener una cultura de seguridad sólida es aceptar cuando algo sale mal. En todas las organizaciones, existe la posibilidad de que un incidente resulte en un reclamo (es por eso que, para empezar, tenemos un seguro sin culpa). Su función no es restar importancia a estos incidentes, sino mitigar los costos y evitar que ocurran eventos similares en el futuro.
Esto también se aplica a las lesiones no laborales. En Canadá tenemos la Ley Canadiense de Derechos Humanos, y cada provincia tiene su propia versión de esta Ley. En cada una de estas legislaciones, encontrará algo parecido a un “deber de adaptación” (siendo la legislación de Quebec ligeramente diferente). Esto significa que incluso si alguien tiene una lesión o enfermedad que no adquirió durante su mandato como empleado, usted aún debe hacer adaptaciones para esa persona, hasta el punto de “dificultad indebida”. En este caso, una dificultad excesiva significa que proporcionar el alojamiento es inseguro o demasiado costoso.
Su objetivo no es ponerse del lado del empleado e intentar que se rechacen sus reclamaciones de compensación o sus solicitudes de adaptación. En cambio, su objetivo debe ser evaluar objetivamente la situación y ayudar a su empleado a obtener la asistencia o atención que necesita.
Aún más formas de mejorar los resultados de las reclamaciones
Lo que hace que la gestión de reclamaciones sea tan complicada es que no hay dos casos iguales y no hay dos empleados que respondan de la misma manera. Por eso es tan importante adoptar un enfoque exhaustivo. Si bien no solucionará todos los problemas, hará que la gestión de reclamos sea más predecible y reducirá sus costos generales.
Aquí hay algunos pasos que puede seguir y que no son estrictamente parte del proceso de gestión de reclamos, pero que están estrechamente relacionados.
Apelar el reclamo
Si cree que la lesión o enfermedad no surgió del empleo, puede apelar el reclamo a través de la Junta de Compensación para Trabajadores.
Apelar un reclamo es un proceso largo para el empleador. Presentar una apelación también puede resultar costoso y afectar su relación con el empleado. Como tal, vale la pena estar completamente preparado antes de apelar un reclamo de compensación laboral. Familiarícese con la Junta de Compensación para Trabajadores de su provincia, lea y comprenda sus políticas, recupere y revise todo el expediente del caso y lea la jurisprudencia. Algunas WCB también ofrecen capacitación formal sobre cómo apelar reclamos.
Esto no solo lo ayudará a navegar por el proceso de apelación, sino que también lo ayudará a decidir si vale la pena presentar una apelación para un reclamo en primer lugar.
Veamos un ejemplo para ilustrar ese punto.
Esta decisión de apelación de 2014 se centra en un trabajador que tropezó y cayó mientras cargaba cajas, lo que le provocó una lesión en el hombro. La Junta de Compensación para Trabajadores consideró que el trabajador lesionado era elegible para recibir beneficios por incapacidad total temporal. Sin embargo, el empleador apeló la decisión e informó a la Junta que el trabajador no pasó una prueba de drogas después del incidente, lo que indicaba que estaba trabajando bajo la influencia del alcohol. Dadas estas circunstancias, la Junta concedió el recurso y determinó que el empleado no tenía derecho a los beneficios.
Pero, ¿se habría concedido la apelación si el trabajador simplemente se hubiera distraído cuando se lesionó? ¿Qué pasaría si el trabajador hubiera estado completamente sobrio pero hubiera actuado descuidadamente? ¿Habría alguna diferencia si dieran positivo pero el incidente se debiera en parte a negligencia por parte del empleador?
Leer estos casos le dará una mejor idea de cuándo y por qué se conceden las apelaciones. Saber esto puede ahorrarle mucho tiempo y costos, y al mismo tiempo ayudarlo a construir un caso más sólido al apelar una decisión.
Fortalezca su programa de regreso al trabajo
Tener un programa sólido de regreso al trabajo puede contribuir en gran medida a reducir los costos de reclamo y, al mismo tiempo, brindar varios beneficios al trabajador lesionado.
La clave aquí es ofrecer un trabajo modificado significativo. Para entender por qué, imagine lo siguiente.
Estás trabajando en una instalación que fabrica productos de PVC moldeado. Algunas de las piezas vienen con una tira de PVC que debe cortarse antes de que la pieza pueda cumplir con los estándares de control de calidad. Entonces tomas tu navaja y la usas de la misma manera que la has usado cientos de veces antes. Sólo que esta vez no sólo corta el PVC, sino que también corta la mano. El corte se extiende desde el meñique hasta la muñeca, por lo que esto no es algo que el botiquín de primeros auxilios pueda manejar por sí solo. Lo llevan de urgencia a un centro médico donde recibe puntos y autorización para regresar a trabajar con tareas modificadas.
Regresas al día siguiente, con la mano todavía palpitando con un dolor sordo. No puede volver a su puesto habitual, pero su supervisor lo guía hacia su tarea laboral modificada. En lugar del trabajo complejo y especializado que hacía antes, tendrá que dedicarse al montaje básico durante ocho horas al día durante dos semanas seguidas.
¿Cómo te sentirías acerca de tu asignación temporal?
Seguramente algunos trabajadores agradecerían la interrupción de su trabajo habitual, incluso si la tarea es bastante aburrida. Pero otros podrían verlo como un castigo o una forma de castigarlos por resultar heridos.
Cuando tenga que encontrar un trabajo modificado para un empleado lesionado, asegúrese de que sea adecuado para él. Busque tareas que aún les permitan utilizar sus habilidades. Evite cargarlos con todas las tareas repetitivas que nadie más quiere hacer. Y definitivamente no inventes tareas pesadas sólo para mantenerlos ocupados.
Mejor aún, involucre al trabajador en el proceso de regreso al trabajo. Revise una lista de opciones para tareas modificadas y pregúnteles si hay algo que les interese o si hay alguna habilidad específica en la que les gustaría trabajar mientras se recuperan de su lesión.
Este tipo de enfoque será mejor para la cultura de su empresa y hará que el empleado sea más positivo acerca de su trabajo.
Cuadrar todos los pagos
Algunas WCB exigen pagos a los empleadores después de reclamaciones por lesiones. Algunos lo dejan a usted. Otros lo prohíben.
Cuando sea posible, pague los salarios perdidos, los artículos dañados, los viajes y otros gastos relacionados con la lesión a través de la empresa.
Digamos que un empleado está de baja tres días después de una caída de una escalera que le rompió las gafas y le lastimó el hombro. Asegurar que les paguen el salario jurisdiccional (60% a 90% de su salario anual, dependiendo de la provincia) y comprarles lentes nuevos. Esto también lo beneficiará, ya que cada dólar que no necesite ser procesado por la Junta de Compensación para Trabajadores mantendrá bajo el costo general del reclamo, lo que a su vez mantendrá sus primas más bajas.
Sin embargo, no deje la cuenta de la empresa abierta para que la tomen. Debe asegurarse de realizar un seguimiento, examinar y gestionar adecuadamente estos gastos para evitar que los empleados abusen del programa.
Recuerde que también es ilegal y poco ético disuadir a un empleado de presentar un reclamo a cambio de que la empresa cubra los costos asociados con su lesión.
Solicitar alivio de costos
El alivio de costos reduce los costos de sus reclamos y disminuye el impacto en sus primas de seguro.
Por lo general, se otorga alivio de costos cuando se puede demostrar que hubo una condición preexistente que empeoró o prolongó una lesión o enfermedad que surgió en el trabajo. Por ejemplo, un empleado con un desgarro en el ligamento cruzado anterior que se resbala y cae en el trabajo sufrirá una lesión relacionada con el trabajo, pero probablemente sería menos grave si no se hubiera lesionado antes.
Cada provincia tiene sus propias políticas al respecto, por lo que sus oportunidades de alivio de costos variarán. En Columbia Británica, por ejemplo, debes presionar 10 semanas y un cierto valor en dólares antes incluso de ser considerado para el alivio de costos. En Alberta, algunas industrias ni siquiera son elegibles.
Si es una opción disponible para usted, ciertamente vale la pena considerarla.
Solicitar una transferencia de costos
Una transferencia de costos reasigna algunos o todos los costos de reclamos a otro empleador.
Esto sucede, por ejemplo, cuando se produce una lesión mientras un contratista está en el sitio o cuando los trabajadores son enviados a realizar visitas de servicio en un establecimiento comercial. Si la negligencia por parte del otro empleador (el contratista o la empresa que administra las instalaciones donde ocurrió la lesión) contribuyó a la lesión, la Junta de Compensación para Trabajadores puede transferir algunos o todos los costos a ellos.
Como siempre, los detalles de cómo funciona esto dependerán de tu provincia. Ontario, por ejemplo, tiene un reclamo mínimo que debe cumplirse antes de poder solicitar una transferencia.
No importa en qué jurisdicción se encuentre, deberá demostrar que la negligencia fue un factor. Esto puede ser difícil de hacer y puede afectar su relación comercial con el cliente en cuestión, ya sea que la transferencia se apruebe o no.
Si va a solicitar una transferencia de costos, es una buena práctica notificar al otro empleador con anticipación. Esto reduce el impacto y le brinda una mejor oportunidad de preservar una relación positiva con ellos.
Determinar si hubo mala conducta intencional
En algunos casos, podrá argumentar que la mala conducta intencional del empleado fue la razón por la que resultó herido, no las condiciones en su lugar de trabajo.
La conducta dolosa, en este contexto, incluye:
- Desprecio deliberado por la seguridad
- Violar la ley
- Conflictos personales que tienen lugar en el trabajo.
Si puede demostrar una mala conducta intencional, entonces la lesión se considerará no relacionada con el empleo (incluso si técnicamente ocurrió mientras el empleado estaba en el trabajo) y, por lo tanto, no será una lesión compensable (en otras palabras, no será elegible para recibir compensación laboral). beneficios).
Esto no significa que cualquier mala conducta intencionada por parte del empleado haga que el incidente no sea indemnizable. Supongamos, por ejemplo, que un empleado ignora deliberadamente una política que le exige utilizar la acera cuando se dirige a las instalaciones y opta por tomar un atajo. Mientras toman ese atajo, se caen y se lastiman. Ahora bien, se podría pensar que este es un caso claro de mala conducta intencionada. De hecho, probablemente se considerará compensable porque, si bien el empleado eludió intencionalmente la política de aceras, no se resbaló ni cayó a propósito.
Pero si un empleado toma un martillo y se golpea la mano a propósito, es mucho más probable que se considere una mala conducta intencionada.
Lo que se necesita para demostrar una conducta dolosa varía de una provincia a otra y, a menudo, es difícil presentar un caso hermético. Aún así, vale la pena investigar a fondo el incidente antes de descartar esta posibilidad.
Apuntar a la retención de empleados
A veces, los empleadores dan un suspiro de alivio cuando el trabajador lesionado decide renunciar en lugar de regresar a trabajar.
Sin embargo, la dimisión de un empleado es un arma de doble filo. Le eximirá de cumplir con los requisitos de pérdida salarial, pero el resultado del reclamo y el comportamiento del trabajador ahora estarán completamente fuera de su control. Todos los gastos médicos se seguirán procesando a través de su cuenta y usted tendrá poco control sobre el proceso de reclamos, lo que puede generar costos más altos para usted.
Debido a esto, es mejor tomar medidas que alienten al trabajador a permanecer bajo su empleo. Estos incluyen algunos que ya hemos descrito anteriormente:
- Ocúpese primero de la comunicación interna y manéjela con tacto.
- Proporcionar al empleado información y asistencia para navegar el proceso de reclamos.
- Si va a impugnar su reclamo, notifique con anticipación
- Obtenga su opinión y ofrézcales un puesto significativo si requieren tareas laborales modificadas.
- Aborde la situación de manera imparcial, en lugar de tratar a su empleado como a un adversario.
Comprenda el enfoque específico de su provincia respecto de las reclamaciones
Para gestionar adecuadamente las reclamaciones, es necesario comprender la forma en que la Junta de Compensación para Trabajadores de su provincia las aborda.
Algunas provincias tienen límites en los costos de reclamo para ciertas lesiones y enfermedades. Alberta, por ejemplo, tiene un umbral de 1.800 dólares. Si un reclamo sin pérdida de tiempo cuesta menos que eso, no habrá ningún impacto en la prima del empleador.
Otras provincias, como Quebec, utilizan un umbral de coste bajo/alto para las reclamaciones. Si cae por debajo de una determinada cantidad de dólares, se considera menor y tendrá un impacto mínimo en sus primas. Sin embargo, si excede esa cantidad en dólares, tendrá un impacto mucho más drástico.
Es importante profundizar. Si bien las provincias manejan en gran medida las reclamaciones de la misma manera, el problema está en los detalles. Pequeñas diferencias entre las políticas provinciales pueden tener un gran efecto en sus resultados.
Seguimiento del progreso de las reclamaciones
Un tema que probablemente haya deducido de esto es que lo mejor que puede hacer para reducir los costos de reclamo es simplemente cuidar genuinamente a su empleado, ayudarlo a obtener la atención que necesita y hacerlo sentir valorado. Esto es más fácil de lograr si tiene un sistema para rastrear la progresión de un reclamo.
Aquí hay uno que puedes seguir:
- Crear un expediente médico para el empleado: Esto debe almacenarse de forma segura en su computadora o bajo doble candado y llave dentro de una oficina. Debe incluir la siguiente información:
- Nombre
- Fecha de nacimiento
- Fecha del incidente
- Fecha de reporte
- Ubicación del incidente
- Nivel de dolor relacionado con la lesión (use un método aprobado para clasificar el dolor para mantenerlo consistente)
- Establezca un horario de check-in: Puede reunirse con el empleado una vez a la semana, dos veces al mes o mensualmente en el caso de un reclamo a largo plazo. La reunión puede ser en persona, por teléfono o por videoconferencia, según la preferencia del empleado y lo que funcione mejor para ambos (recuerde notificarles que la línea podría no ser segura si se reúne de forma remota).
- Verifique el estado de la lesión o condición: Durante cada una de estas reuniones, pida permiso para revisar el área donde el individuo resultó herido o donde se manifiesta una enfermedad. Sin embargo, no les pida que se quiten la ropa ni solicite inspeccionar áreas privadas más allá del punto de administrar primeros auxilios. Alternativamente, puede pedirle al empleado que lo revise el día antes de la reunión y le proporcione una actualización. El punto es buscar signos de que la afección está empeorando, como una infección, un aumento de tamaño o hinchazón. Documente sus hallazgos en su informe. Luego pregunte sobre sus síntomas y documentelos también. Pregunte sobre cualquier obstáculo para la recuperación, como que un supervisor asigne tareas que superen los límites de las tareas laborales modificadas o los desafíos que plantea el cuidado de la lesión en casa.
- Haga que el supervisor del empleado complete los controles programados: El objetivo de estos controles adicionales es mostrarle al empleado lesionado que es valorado en el lugar de trabajo. Actualícelos sobre lo que sucede en el trabajo, incluido cualquier cambio en el personal, el diseño del lugar de trabajo o los procedimientos de trabajo. Hágales saber que desea que se mantengan informados para que su regreso sea lo más sencillo posible.
- Documente los hechos, no su percepción: Es normal embellecer una declaración al escribirla o relatarla a otra persona, pero ese es un instinto al que debes resistir cuando documentas el progreso de la condición de un empleado. Documente las palabras del empleado, no su paráfrasis. Por ejemplo, escriba «Cambié mis llantas durante el fin de semana, pesaban alrededor de 40 libras cada una y sentí un dolor sordo después de hacerlo» en lugar de «El trabajador explicó que cambiaron llantas, cada una pesaba aproximadamente 40 libras, lo cual se habrían levantado un total de ocho veces al retirarlos e instalarlos, provocando dolor en el área lesionada y empeoramiento de la condición”. Si bien muchos de los hechos son los mismos en ambas declaraciones, sólo una refleja con precisión lo que dijo el trabajador, sin que se introduzcan detalles adicionales de forma inconsciente.
- Eliminar obstáculos para el empleado: Por ejemplo, si el empleado sufrió una lesión en el pie que le dificulta conducir a las citas médicas, ofrézcase a pagar un pase de transporte. También puede informarles sobre cualquier programa de apoyo para el que puedan calificar o recursos que puedan resultarles útiles. Esto ayudará a acelerar su recuperación, demostrar atención y empatía por el trabajador lesionado.
- Establecer recordatorios para las citas del empleado: Hacer esto asegurará que pregunte sobre citas importantes, obtenga información actualizada y verifique que el empleado asista a las citas médicas. Esto también garantiza que usted proporcione cosas como un formulario de habilidades funcionales en blanco para el médico, lo que lo alentará a evaluar la capacidad del trabajador para regresar a trabajar en derechos modificados. Pídale al empleado o al médico que le envíe el formulario por fax después de cada cita y documente los hallazgos en su expediente médico. Si un empleado tiene citas frecuentes (como fisioterapia tres veces por semana), limite estas solicitudes a cada dos semanas o una vez al mes.
Haga el trabajo, reduzca sus costos
La gestión de reclamaciones puede ser compleja e intrincada. Tener un sistema de gestión de reclamos completo y bien diseñado facilitará mucho el proceso, garantizará que recopile toda la información que necesita para un proceso de reclamos justo y reducirá sus costos generales.
Se necesita tiempo para profundizar en las políticas de su provincia, estudiar casos anteriores y descubrir los mejores procedimientos para presentar e impugnar reclamaciones. Pero reducir sus gastos y mantener las primas bajas hará que valga la pena el esfuerzo.