Importancia del plan y por qué debería actualizarse
Un plan de acción de emergencia es vital para que cada organización prepare y ejecute protocolos y procedimientos de gestión de emergencias. El propósito de un EAP es ayudar a la organización a eliminar confusión, lesiones o daños a la propiedad en caso de una emergencia en el lugar de trabajo (por ejemplo, explosiones).
Actualizar los planes de acción de emergencia en el lugar de trabajo no solo es crucial para una orientación adecuada durante emergencias operativas, sino que también puede seguir revelando condiciones peligrosas no reconocidas que pueden empeorar una situación de emergencia, permitiendo a los profesionales de seguridad y salud aplicar medidas preventivas. Además, un plan de acción de emergencia obsoleto puede provocar pérdidas devastadoras, como múltiples víctimas y la ruina financiera de una organización.
Beneficios
A continuación se detallan los principales beneficios de contar con un EAP:
- Organizar y facilitar emergencias en el lugar de trabajo para empleadores y empleados
Los empleadores deben tener un plan que los trabajadores puedan seguir en caso de emergencia. Este plan debe incluir pasos específicos para los empleados, como cerrar todas las puertas, cerrar ventanas, apagar las luces y reunirse en áreas designadas lejos del peligro. - Las tasas de lesiones son más bajas y menos graves
Tener un plan y capacitar periódicamente a los empleados sobre qué hacer durante una emergencia puede ayudar a reducir el riesgo de lesiones. Los empleados entenderán qué pasos tomar y estarán mejor preparados para una situación. - Hay menos daño a la estructura
No siempre es posible evitar por completo la destrucción de la estructura durante una emergencia. Sin embargo, puede minimizar los daños y realizar las reparaciones de forma rápida y segura. Un EAP puede ayudarle a identificar los pasos necesarios para proteger su edificio y propiedad, como cortar el gas y la electricidad o tomar otras medidas preventivas. - Reducir las pérdidas financieras
El costo de una emergencia puede acumularse rápidamente. Las primas de seguro pueden aumentar y es posible que tenga que pagar los costos de reparación y reemplazo si los artículos se dañan o destruyen. Un EAP le ayuda a planificar describiendo procedimientos para minimizar las pérdidas financieras en caso de emergencia. Y puede ayudarle a completar la documentación correctamente para que su reclamo se procese lo más rápido posible. - Establecer una comunicación clara
En una emergencia, todos deben conocer sus funciones y responsabilidades. Un EAP describe la cadena de mando para la toma de decisiones y la comunicación durante un evento crítico. Mantener a todos en sintonía reduce la confusión y mantiene a los empleados seguros. - Garantizar la continuidad de las operaciones
Un EAP también proporciona instrucciones para mantener las operaciones después de una emergencia. Por ejemplo, puede describir estrategias para mantener funciones esenciales en funcionamiento durante un corte de energía o sugerir ubicaciones alternativas si una instalación no está disponible. Ayuda a minimizar el tiempo de inactividad y garantizar la continuidad del negocio.
¿Quién necesita un plan de acción de emergencia?
Según lo define la Administración de Salud y Seguridad Ocupacional (OSHA) en la Norma 1910.38(a), toda empresa u organización debe tener un EAP. Todos pueden beneficiarse de la creación de un EAP, desde pequeñas empresas hasta grandes organizaciones. Es vital para las empresas con invitados, clientes o viajeros en el lugar, así como para aquellas que operan en áreas propensas a riesgos. Un EAP puede garantizar que todos conozcan los peligros probables y entiendan cómo reaccionar si ocurre una situación inesperada.
Los individuos también pueden beneficiarse de tener un EAP. Garantiza que estén preparados en caso de cualquier posible calamidad, comprendan qué hacer cuando ocurre un desastre y permanezcan seguros mientras protegen sus activos durante una crisis.
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Componentes clave de un EAP
No hay dos EAP iguales y las particularidades de cada uno dependerán de muchos factores, como la construcción del edificio, el horario de funcionamiento, las calificaciones del personal y más. A pesar de esto, normalmente deberían incorporarse algunos componentes universales en la mayoría de los EAP, incluidos:
Procedimientos de evacuación, rutas de escape y planos de planta
Los diagramas detallados de la distribución de los edificios son un componente crucial de cada EAP. No importa la emergencia, debe contar con un diagrama actualizado para toda la propiedad. El mapa debe incluir caminos marcados hacia la seguridad y todas las salidas de emergencia deben ser inconfundibles.
Tenga en cuenta que estos datos no se publican únicamente para beneficio de los trabajadores; Los visitantes, incluido el personal de rescate, confiarán en esta información para moverse con seguridad por el edificio.
Instrucciones sobre cómo denunciar y alertar a las autoridades
Es importante recordar que emergencias específicas requieren la presencia de socorristas especializados, como una unidad de materiales peligrosos para derrames químicos o una empresa de servicios públicos para líneas eléctricas y problemas de servicios públicos. Por lo tanto, el EAP debe tener toda la información de contacto y números de emergencia relevantes.
Procedimientos para alertar al personal y a los visitantes durante una emergencia
Además de llamar a las autoridades correspondientes, es fundamental informar al personal y a los visitantes que se está produciendo una emergencia. La forma adecuada de anunciar dependerá del diseño, tamaño y tipo del lugar y angustia. Por ejemplo, hacer sonar la alarma de incendio es posiblemente la forma más eficaz de enfrentar las llamas. Otros sistemas de alerta pueden implicar hacer sonar un silbato (por ejemplo, EAP acuáticos) o tocar una campana.
Contabilización para todos después de implementar un EAP
La reagrupación es el siguiente paso después de ejecutar un EAP. En caso de emergencia, la contabilidad del personal se puede facilitar si se tiene una lista impresa y se solicita a las personas que indiquen su seguridad cuando se encuentran en un lugar seguro. Además, es aconsejable asignar a cada parte un área particular para reunirse y facilitar el proceso de registro.
Procedimientos para notificar a los padres, tutores o familiares más cercanos
Una vez que se implementa un EAP, puede ser necesario informar a los padres, tutores o familiares relacionados con las personas en cuestión. Dependiendo de la situación, es posible que haya que pedir inmediatamente a los familiares que aporten consejos o que vengan y se lleven a sus hijos.
Un EAP finamente elaborado explicará quién notifica a los familiares, qué emergencias requieren informar a los familiares y qué datos deben comunicarse. También es esencial mantener actualizados los datos de contacto de todos los participantes.
Procedimientos para identificar una persona de contacto con los medios
Un periodista puede comunicarse con su organización en caso de emergencia para obtener información. Es imperativo dirigirse a la prensa y debe identificar a una persona de su organización como contacto para las consultas de los medios.
Indique a todo el personal de su empresa que redirija cualquier solicitud de periodistas y civiles a esta única persona. Esta persona debe estar adecuadamente capacitada para responder con atención a preguntas delicadas y saber qué hechos se pueden compartir y qué no.
Instrucciones sobre cómo capacitar al nuevo personal
El personal nuevo debe estar familiarizado con las salidas de emergencia en caso de emergencia. Además, deberían identificar múltiples puertas en caso de que una sea inaccesible debido a una crisis particular. Por ejemplo, si hubo un derrame químico, se debe capacitar al personal para que se mantenga alejado de las salidas más cercanas al área y busque otra forma de evacuar el edificio de manera segura.
Políticas de Actualización y Mantenimiento del EAP
Mantener todos los EAP actualizados no es una tarea fácil, pero es la única manera de garantizar una reacción de emergencia competente. Los EAP deben inspeccionarse y mejorarse anualmente o con mayor frecuencia según sea necesario. La documentación debe indicar cualquier actualización. Las nuevas contrataciones, las reconfiguraciones de edificios, las nuevas empresas, las transformaciones de oficinas, los cambios de imagen y aún más pueden afectar la potencia de un EAP.
Cómo poner a prueba un plan de acción de emergencia
Dado que se producirán emergencias en el lugar de trabajo, los gerentes de seguridad y salud deben asegurarse de que todos los trabajadores estén preparados para responder en consecuencia. Siga estas sencillas formas de inculcar la práctica de un plan de acción de emergencia en una organización:
1. Desarrollar o actualizar el plan de acción de emergencia con un equipo multifuncional
El Centro Canadiense de Salud y Seguridad Ocupacional (CCOHS) recomienda que personas relevantes, como empleados con conocimiento del trabajo, empleados con experiencia en investigaciones y representantes del gobierno local, participen en el establecimiento o revisión de procedimientos de emergencia. Trabajar con un equipo multifuncional ayuda a que el plan de acción de emergencia sea más integral, preciso y alineado con la realidad.
2. Realizar simulacros de emergencia anunciados o no.
Con un EAP implementado, el funcionario responsable designado debe realizar un simulacro de emergencia en toda la organización para determinar con qué eficacia se lleva a cabo el plan. Los simulacros de emergencia anunciados recuerdan a los coordinadores de emergencias que revisen el plan de acción de emergencia, mientras que los simulacros de emergencia no anunciados demuestran cómo entienden qué hacer al inicio de las emergencias. Para futura referencia, Utilice una lista de verificación de simulacros de emergencia para registrar lo que sucedió en tiempo real. Después de cada simulacro, prepare una evaluación combinada tanto de la dirección como de los empleados.
3. Evaluar el desempeño frente a los procedimientos del plan de acción de emergencia.
Al completar los simulacros de emergencia, reúna un equipo multifuncional para analizar los resultados. Determine la causa fundamental de la desalineación entre el desempeño y los procedimientos, e intercambie ideas sobre lo que se puede hacer para mantener un alto nivel de competencia. La plantilla OSHA EAP contiene 21 preguntas críticas para ayudar a evaluar la efectividad de un plan de acción de emergencia.
4. Comunicar las mejores prácticas, áreas de mejora y cambios a aplicar.
El refuerzo positivo facilita que los empleados sigan haciendo lo que hicieron bien. El funcionario responsable designado y los coordinadores de emergencias deben mencionar las mejores prácticas, como recordar tratar el derrame de acuerdo con las instrucciones descritas en la hoja de datos de seguridad del material si el simulacro de emergencia fue un derrame químico. Los cambios que se aplicarán en las áreas de mejora deben ir acompañados de una formación adecuada para mantener mejor la retención.
5. Poner en práctica un EAP con regularidad
OSHA recomienda simulacros de emergencia anuales para la implementación efectiva de un plan de acción de emergencia. Cultura de seguridad sugiere poner a prueba un plan de acción de emergencia periódicamente (por ejemplo, trimestralmente para organizaciones en industrias de alto riesgo, como la construcción y la manufactura, o cada dos años para organizaciones en industrias de riesgo medio a bajo, como el comercio minorista y la hotelería) para Garantizar la eficacia de los procedimientos de emergencia específicos del sitio. y construir continuamente una actitud proactiva cultura de seguridad en el lugar de trabajo.
