Durante mi carrera, fundé tres pequeñas empresas contratistas, cada una con importantes obligaciones y riesgos de cumplimiento ambiental, de salud y seguridad. Respondí a todas las agencias reguladoras, incluidas OSHA, EPA, DOT y TCEQ.
Como propietario de una pequeña empresa con tiempo y recursos muy limitados, me resultó casi imposible mantenerme al día con su larga lista de reglas y regulaciones complicadas y aparentemente en constante cambio.
Realmente luché y cometí casi todos los errores que pueden cometer las pequeñas empresas al tratar de gestionar el cumplimiento de EHS.
Pero pronto supe que no era sólo yo. Durante ese tiempo y después, aprendí que muchas otras pequeñas empresas cometían los mismos errores que yo.
Esta experiencia combinada me llevó a dedicar mi carrera a ayudar a pequeñas empresas a gestionar su cumplimiento de seguridad y a fundar mi cuarta empresa, Berg Compliance Solutions. Estos son los cinco principales errores de cumplimiento de EHS que he visto cometer a propietarios de pequeñas empresas.
1. Asignar doble tarea a un gerente de personal con cumplimiento de EHS
Este es, con diferencia, el error más común y potencialmente perjudicial que cometen las pequeñas empresas cuando intentan gestionar sus obligaciones de cumplimiento de EHS.
Así es como se desarrolla normalmente. Un día, la empresa se da cuenta de que no tienen un programa de seguridad, o tal vez ambiental, y que es necesario hacer algo al respecto. Tal vez un cliente de alto valor o una compañía de seguros lo solicitó, estuvo a punto de sufrir un accidente o una lesión grave, o fue inspeccionado por OSHA. Cualquiera sea el caso, la empresa decide que es hora de crear un programa de seguridad, pero rápidamente se enfrenta a una gran pregunta: «¿quién lo va a hacer?».
A pesar de todas las opciones más viables y lógicas, como contratar a un consultor o un profesional de EHS con experiencia, los dueños de negocios o la alta gerencia a menudo deciden tomar el camino de menor resistencia, que es asignar la responsabilidad a uno de sus gerentes de personal. La mayoría de las veces es el Gerente de Recursos Humanos, pero podría ser Calidad, Operaciones o incluso Mantenimiento.
Cualquiera sea el caso, esa pobre alma recibe el visto bueno y ahora se espera que mágicamente haga que todo suceda, además de su larga lista de otras responsabilidades.
No estoy señalando con el dedo porque yo también cometí exactamente el mismo error, ¡y más de una vez! Mirando hacia atrás, fue muy extraño la facilidad con la que me convencí de que ésta era la solución, pero finalmente me di cuenta de lo equivocado que estaba y lo aprendí de la manera más difícil.
(Si se le ha asignado el programa de seguridad de su empresa, consulte ¡Felicitaciones, consiguió el trabajo de seguridad! ¿Y ahora qué?)
He aquí por qué esta «estrategia» casi nunca funciona:
- OSHA, EPA, DOT y las regulaciones ambientales estatales son numerosas, a menudo cambiantes, complejas, difíciles de entender y aún más difíciles de cumplir, incluso para los expertos. Si no me cree, simplemente inicie sesión en uno de sus sitios web y comience a leer. Mientras lo hace, imagine que intenta aplicar lo que ha leído a su propia empresa. Implementar y gestionar con éxito estas regulaciones requiere años de experiencia y conocimiento y es totalmente irreal esperar que alguien con poca o ninguna experiencia lo haga.
- Como si ese problema no fuera lo suficientemente desalentador, el rol principal de un gerente de personal típico a menudo contribuye directamente a los resultados de la empresa y, por lo tanto, requiere la mayor parte de su tiempo y atención (¡especialmente si quieren conservar su trabajo!). , si corresponde, tiempo para gestionar las cuestiones de cumplimiento.
Si sumamos estos dos problemas, es bastante fácil ver cómo esta estrategia casi siempre está condenada al fracaso. Sin embargo, las pequeñas empresas de toda la empresa continúan haciéndolo una y otra vez.
Agregaré un último punto. Cuando el propietario o administrador de una empresa toma esta decisión (es decir, un error), casi siempre cree que en realidad se está gestionando el cumplimiento, sin darse cuenta de ninguno de estos problemas. A menudo esto se ve agravado por el hecho de que el jefe de personal tiene miedo de decir algo por miedo a perder su trabajo. Entonces, un día sucede algo malo, como una inspección fallida de OSHA o EPA o una lesión grave.
Sólo entonces sale finalmente a la luz el gran error. Pero para entonces ya es demasiado tarde, lo que deja a quienes toman las decisiones preguntándose qué pasó.
2. Subcontratar el cumplimiento de OSHA a una compañía de seguros o de compensación laboral
Este es otro error más que logré cometer durante mi carrera. Creí que mi compañía de compensación laboral (WC) podría de alguna manera administrar mis programas de seguridad, y he visto a muchos otros propietarios de pequeñas empresas hacer lo mismo.
Al igual que yo, muchas pequeñas empresas se sienten atraídas por una falsa sensación de seguridad cuando su agente de control de pérdidas de WC se presenta para su inspección anual de control de pérdidas y les muestra su maravilloso portal web de «recursos de seguridad», cargado con todo tipo de planes de seguridad genéricos. , recursos y vídeos de formación.
Si tienen suerte, el agente podría incluso ofrecer una sesión rápida de capacitación sobre montacargas. La experiencia a menudo da a la empresa la falsa impresión de que esto de alguna manera contribuye a gestionar sus requisitos de cumplimiento de OSHA.
Desafortunadamente, no es así. Y he aquí por qué: las compañías de compensación laboral no tienen la obligación de gestionar el cumplimiento de OSHA por parte de sus asegurados.
Aquí están sus mandatos reales:
- Llevar a cabo una inspección anual de control de pérdidas, que normalmente aborda no solo la seguridad, sino también otros riesgos no relacionados con la seguridad que podrían potencialmente resultar en pérdidas de la póliza. El resultado final es una descripción general muy limitada de los peligros reales para la salud y la seguridad, combinada con muchos otros hallazgos no relacionados con OSHA. Esto está muy por debajo del mandato de OSHA de que los empleadores evalúen y proporcionen un lugar de trabajo libre de riesgos reconocidos para la salud y la seguridad.
- Proporcionar recursos de seguridad gratuitos. Como se mencionó anteriormente, su operador de WC probablemente haya mostrado sus recursos de seguridad, que normalmente vienen en forma de un portal web de inicio de sesión. No estoy sugiriendo que estos recursos no sean útiles, pero el problema es que todos los planes de seguridad, videos de capacitación, etc., son genéricos, lo que significa que no pueden abordar los riesgos reales para la salud y la seguridad que existen en un momento determinado. compañía. Esto viola el requisito de OSHA de que los empleadores desarrollen planes y recursos personalizados para abordar y controlar esos peligros específicos de la empresa. Los recursos genéricos simplemente no pueden hacer eso.
- El problema final radica en el hecho de que cualquier agente de control de pérdidas individual suele ser responsable de una gran cartera de asegurados, que a menudo asciende a cientos o más. Esto significa que el agente no tiene el tiempo ni el ancho de banda necesarios para gestionar el cumplimiento de OSHA para ningún titular de póliza en particular.
A lo largo de los años, he preguntado a varios agentes de control de pérdidas si han gestionado, o incluso podrían, gestionar el cumplimiento de OSHA para alguno de sus asegurados. La respuesta siempre ha sido un rotundo «no». No dudes en preguntar el tuyo también.
En una nota relacionada, también he visto empresas cometer un error similar al trabajar con OSHCON (el servicio de consulta gratuito de OSHA). Estas empresas a menudo se dejan llevar por una percepción falsa similar de que OSHCON es capaz de gestionar el cumplimiento de OSHA.
Los mandatos de OSHCON son similares a los de los transportistas de WC, incluida la provisión de una inspección anual y recursos de seguridad genéricos gratuitos. Aunque las inspecciones de OSHCON hacen un trabajo mucho mejor al identificar los riesgos de salud y seguridad específicos de la empresa y recomendar acciones correctivas, aquí es donde normalmente comienzan los problemas. Una vez que se hacen esas recomendaciones (que incluyen muchas acciones correctivas programáticas “únicas” y continuas), ahora es responsabilidad de la empresa implementarlas y gestionarlas a lo largo del tiempo. Desafortunadamente, la mayoría de las pequeñas empresas realmente luchan para que esto suceda, lo que a menudo resulta en un estado persistente de incumplimiento.
3. Comprar o descargar un manual de seguridad genérico
Nunca olvidaré el intento de crear un programa de seguridad para mi primera empresa. Comencé a investigar todos los requisitos, rápidamente me sentí abrumado y confundido, y pronto llegué a la conclusión de que la mejor manera de proceder era solicitar un manual de seguridad en línea.
«¿Por qué reinventar la rueda?» Pensé dentro de mí. «¡Simplemente pediré un manual de cumplimiento de OSHA prediseñado y todo estará listo!»
No pasó mucho tiempo antes de que lo pusiera en el estante y lo olvidara. He visto muchas otras pequeñas empresas hacer lo mismo, sin cumplir con todos estos requisitos:
- OSHA exige que los empleadores afectados evalúen sus operaciones para identificar todos los riesgos de salud y seguridad que existen en su entorno de trabajo y luego desarrollen un manual de salud y seguridad específico de la empresa para incluir todas las normas de OSHA aplicables para abordar y controlar cada uno de los riesgos de salud identificados. y riesgos de seguridad. Los manuales de seguridad genéricos casi siempre contienen normas que no son aplicables a ninguna empresa determinada. Esto no sólo significa que no pueden cumplir con este requisito, sino que también significa que la empresa acepta gestionar todos los estándares adicionales que ni siquiera se aplican a ellos.
- El solo hecho de tener un manual de salud y seguridad no cumple con los estándares de OSHA. OSHA exige que los empleadores realmente implementen y gestionen todos los aspectos incluidos en las normas. Esto incluye cosas como realizar inspecciones de rutina, desarrollar e impartir capacitación a los empleados, realizar pruebas de exposición y crear procedimientos específicos de la empresa. En lugar de cumplir con todos estos requisitos, muchas empresas cometen el error de comprar un manual de seguridad genérico y luego guardarlo en el estante, sin llegar a implementar y gestionar estos extensos componentes de cumplimiento.
4. Uso de temas genéricos de capacitación en línea y de puertas traseras para gestionar los requisitos de capacitación en seguridad
Es muy común que las pequeñas empresas se suscriban a un portal de capacitación en seguridad en línea que les brinda acceso a una amplia gama de módulos genéricos de capacitación en seguridad. Algunos de estos módulos abordan normas específicas de OSHA, pero muchos no.
Muchos también utilizan temas de capacitación semanales, mensuales o menos frecuentes, a menudo descargados de Internet. Normalmente duran entre 5 y 15 minutos y los imparte un supervisor o gerente (que a menudo no comprende realmente las normas pertinentes de OSHA).
Una vez más, he hecho ambas cosas durante mi carrera, por lo que entiendo el atractivo y el atractivo de hacerlo.
He aquí por qué esta estrategia de formación no funciona:
- Además de exigir planes personalizados de salud y seguridad, OSHA también exige que los empleadores desarrollen e impartan programas de capacitación personalizados para abordar los riesgos específicos de salud y seguridad que existen en la empresa. La capacitación genérica en seguridad, como las que se encuentran en línea, solo puede cubrir los conceptos básicos técnicos de cada norma de OSHA, pero no aborda los aspectos específicos de la empresa. En otras palabras, la capacitación genérica en realidad sólo cumple con aproximadamente la mitad de los requisitos de OSHA.
- Los empleadores solo deben desarrollar y entregar los estándares de capacitación de OSHA que se aplican a los riesgos específicos de su empresa. Las empresas que se suscriben a recursos de capacitación genéricos rara vez (o nunca) evalúan este requisito y cometen el error adicional de ofrecer capacitación no aplicable o no brindar la capacitación que realmente se requiere.
- Las leyes de OSHA incluyen el requisito de que los empleados puedan comprender completamente la capacitación en salud y seguridad que brinda una empresa. Esto significa, por ejemplo, que la formación debe impartirse en el idioma nativo del público, que los empleados puedan hacer preguntas y obtener las respuestas correctas, etc. La capacitación genérica en seguridad en línea normalmente no puede cumplir con estos requisitos.
- La capacitación tailgate es una excelente herramienta para tener en cuenta la seguridad, pero no cumple con el requisito de OSHA de que la capacitación incluya todo el contenido técnico estándar.
Otro error relacionado que cometí y que veo habitualmente es impartir capacitación haciendo que los empleados lean los procedimientos de seguridad por sí mismos y luego firmen el documento. Este método de “capacitación” viola los estándares de OSHA de la misma manera que el uso de contenido genérico como se describe anteriormente.
(Consulte estas seis cosas a considerar al planificar charlas sobre la caja de herramientas).
5. No realizar inspecciones de rutina
OSHA tiene un mandato muy claro de que los empleadores deben realizar inspecciones de rutina en el lugar de trabajo para identificar peligros para la salud y la seguridad, y luego corregir esos peligros de inmediato.
La EPA y las leyes ambientales estatales también exigen inspecciones de rutina y acciones correctivas para administrar programas como el de aguas pluviales, desechos peligrosos y prevención de derrames, control y contramedidas.
A decir verdad, mis empresas rara vez realizaban estas inspecciones por varias razones, entre ellas, no conocer los requisitos, no saber cómo identificar (y mucho menos corregir) las infracciones y la falta de tiempo y recursos.
Muchas otras pequeñas empresas no cumplen con estos requisitos por las mismas razones.
Conclusión
Las pequeñas empresas son víctimas de estos problemas debido a una falta muy común de experiencia interna crítica, así como a la falta de tiempo y recursos para mantenerse al día con las normas ambientales, de salud y de seguridad.
Esto a menudo deja a las pequeñas empresas en un perpetuo estado de incumplimiento y, por lo tanto, en riesgo de sufrir responsabilidades importantes, incluidas lesiones graves, daños ambientales, enormes multas y sanciones regulatorias, pérdida de dinero y clientes, e incluso posibles responsabilidades civiles y penales.
He sido testigo de cómo muchas pequeñas empresas y personas que conocí durante mi carrera fueron víctimas de casi todos estos riesgos, incluido el envío de un cliente a la cárcel por violaciones ambientales y otros amenazados con penas de cárcel.
También fui citado por OSHA y TCEQ, perdí dinero debido al aumento de las primas de WC debido a lesiones y perdí muchas oportunidades comerciales, todo debido a cometer estos errores comunes y no gestionar el cumplimiento de EHS.
Esperamos que este artículo consiga crear conciencia sobre estos errores comunes y ayude a los propietarios de pequeñas empresas a tomar mejores decisiones a la hora de gestionar el cumplimiento de las normas de seguridad.