Ocho cosas a considerar al desarrollar un plan de respuesta a emergencias

En caso de emergencia, cada segundo cuenta. No hay tiempo para debatir. Todos necesitan conocer sus responsabilidades, quién está a cargo y qué se debe hacer.

Todo se reduce a la planificación. Cada variable debe tenerse en cuenta y considerarse detenidamente mucho antes de que suene la alarma. Un plan de respuesta a emergencias (ERP) cuidadosamente elaborado puede marcar la diferencia entre una evacuación ordenada, una multitud aterrorizada o una tragedia absoluta.

Un ERP es una parte sustancial y especializada del programa general de seguridad de una organización y requiere una previsión deliberada para garantizar su desempeño. Ya sea que esté desarrollando un nuevo plan o que el que ya tiene en marcha necesite una revisión, aquí hay algunas cosas que debe tener en cuenta.

1. ¿Qué tipos de emergencias son plausibles?

Un ERP debe considerar todos los escenarios que sean razonablemente probables para un sitio determinado, prestando especial atención a aquellos que plantean un mayor riesgo.

Piense en una fuga de gas amargo. ¿Qué pasaría si ocurriera uno? Como soy del país del gas ácido, sé que es un escenario común en los ERP porque el gas ácido:

  • es toxico
  • Se mueve en el viento
  • Rueda cuesta abajo
  • es inflamable

Eso lo convierte en un ejemplo útil porque resalta el tipo de planificación y especificidad que debe tener un ERP. Teniendo en cuenta esos factores, si su plan implica reunirse a favor del viento o cuesta abajo desde el lugar de la fuga, es posible que esté planeando un desastre.

El punto de partida es una evaluación completa de la vulnerabilidad del sitio. Debería considerar toda la gama de peligros tecnológicos y naturales para idear escenarios. También se debe considerar que las emergencias no son categorías discretas y pueden cruzarse y combinarse. Un terremoto que inicia una fuga que inicia un incendio que provoca el colapso de un edificio que libera una sustancia tóxica: ¿estás preparado para ello?

Obviamente no se puede redactar un plan para cada permutación posible, pero los planes deben tener en cuenta el hecho de que pueden ocurrir eventos combinados.

(Obtenga más información en Lecciones de 3 de los peores desastres en el lugar de trabajo).

Una talla no sirve para todos. Un ERP bien construido debe adaptarse al sitio en el que se utilizará. Comenzar a partir de una plantilla está bien, pero se debe reforzar para incluir números reales de personal, contactos de emergencia, diseño y geografía, consideraciones y condiciones especiales y otros factores específicos del sitio.

El plan debe tener en cuenta la naturaleza única de la empresa y de todas sus operaciones. Cada paso puede introducir un nuevo peligro, desde las características de la materia prima hasta los tipos de equipos en el sitio y el entorno ambiental. Sólo para el fuego, hay que pensar en:

  • ¿Qué tipo de protección contra incendios existe?
  • ¿Quién está calificado para operarlo?
  • ¿Necesita un operador?
  • ¿Es estático pero aun así es importante saberlo, como puertas cortafuegos o paredes resistentes al fuego?

(Descubra qué debe incluirse en su plan de manejo de emergencias).

Todo esto debe considerarse mucho antes de que sea necesario. Todo esto es único para cada sitio individual.

3. ¿Qué nos depara el futuro?

¿Cómo se supone que debes saber qué eventos son probables (o incluso posibles)? Dependerá de varios factores y la empresa puede tener o no experiencia directa de la que aprovechar.

Un poco de investigación le ayudará a determinar la naturaleza de las emergencias que han encontrado operaciones similares en su industria. Puede resultar útil consultar a un especialista en control de pérdidas o en seguros porque tienden a monitorear este tipo de datos. Especialmente al considerar los peligros naturales, vale la pena saber si es probable que se produzca una tormenta de hielo o un terremoto (¿o un sismo de hielo?), e incluso qué peligros pueden ignorarse con seguridad.

4. No lo hagas solo

El campo de visión de cualquier persona será limitado. La planificación para una emergencia debe incluir un equipo interdisciplinario, que represente una sección representativa de la organización. La experiencia, la educación y la capacitación informan cómo cada trabajador percibe los peligros y las prioridades. Es posible que la dirección y los trabajadores de primera línea no se pongan de acuerdo sobre qué es lo más importante y, sin embargo, ambas perspectivas son valiosas a la hora de establecer un plan de emergencia.

Crear un equipo tiene un doble propósito. Obtendrá aportes más completos y, debido a que la propiedad del plan está distribuida, tendrá una mejor aceptación.

Además, dado que las personas son primordiales en materia de seguridad, querrá involucrar a todos los que puedan verse afectados y asegurarse de que comprendan sus responsabilidades.

(Obtenga más información en Cinco razones por las que tiene problemas con la aceptación de la seguridad y qué hacer al respecto).

5. ¿De dónde viene la ayuda (y cómo se puede ayudar a quienes ayudan)?

Un lugar de trabajo puede estar a poca distancia de un hospital o puede ser demasiado remoto para las señales de los teléfonos celulares. Un ERP debe considerar qué tipo de acceso hay a los servicios de emergencia, así como la seguridad de quienes responden.

Con ese fin, es una buena práctica colaborar con los servicios de emergencia en el área (cuando sea posible) para revisar la provisión médica o de respuesta a incendios. Pueden solicitar una copia de los planos del sitio o un inventario de productos químicos, por ejemplo, para saber hacia dónde se dirigen.

6. Un plan de respuesta a emergencias que no se perfora es solo papel

Una vez que haya redactado un plan integral y haya considerado todo, el ERP estará listo para implementarse.

Excepto… que no lo has considerado todo.

La única manera de ajustar un ERP es profundizar, recapitular y revisar, y no es una tarea sencilla. Los simulacros y ejercicios teóricos pueden resaltar deficiencias en los planes, luego esas deficiencias deben corregirse.

Un plan de emergencia debe ser auditado una vez al año. Esto incluye evaluar las necesidades de capacitación, un inventario de suministros de emergencia, listas de contactos y una lista actualizada de responsabilidades de emergencia. Debe asegurarse de que los números de contacto sigan llegando a las personas que deberían y que las partes responsables estén actualizadas y cubran todos los turnos. Dependiendo del alcance del plan, esto podría ser una montaña de información.

Muchos sitios están eliminando el papel para ayudarlos a mantenerse organizados y mejorar la capacidad de auditar sistemas de manera consistente. Gran parte del seguimiento y mantenimiento de registros manuales se puede automatizar para mejorar la eficacia y mantener el foco donde debería estar: en el plan mismo. Las soluciones digitales y basadas en la nube también se pueden integrar con la seguridad para una mejor captura de datos en vivo. Un recuento de personal en un punto de reunión, por ejemplo, no es bueno si no se sabe cuántas personas estaban en el lugar al principio y dónde buscarlas si faltan.

7. Sea un buen vecino

Incluso en áreas remotas y rurales, es probable que haya algunos residentes u otros lugares de trabajo y lugares de trabajo cercanos. Es posible que deba consultar con ellos para determinar sus necesidades en caso de emergencia y comunicarse con ellos en caso de una emergencia o simulacro real.

Las empresas tienen el mandato de ejercer la debida diligencia para proteger a sus trabajadores y al público, por lo que no puede olvidarse de incluir a los Jones cuando planifique mantener a todos seguros.

8. Compromiso de la dirección

Como ocurre con todas las partes de un programa de seguridad, el compromiso de la dirección es crucial. El establecimiento de planes de respuesta a emergencias no debe verse como un ejercicio de marcar casillas legislativas ni como una carga administrativa. La dirección debe participar activamente en la planificación y aportar los recursos necesarios para una implementación eficaz.

Esto puede implicar una inversión financiera y de tiempo sustancial, y que es continua. Pero vale la pena. Es muy probable que en algún momento, bajo ciertas circunstancias, estos planes se pongan en práctica en una emergencia real. Y cuando llegue ese momento, estar preparado no tiene precio.

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